arrow_drop_up arrow_drop_down
21 april 2020 

Productiviteit hoog houden bij thuiswerken

Hoe blijf je productief als je thuis werkt?

De lockdown… of je het nu fijn vindt om jezelf soms af te zonderen of niet, vroeg of laat ga je dat menselijke contact missen. Mensen krijgen last van huidhonger. Het is een hele primaire behoefte om contact te hebben met andere mensen. Mensen knuffelen, aanraken of gewoon gezellig samen zijn met mensen die je dierbaar zijn. Dat kan nu niet altijd meer. Iets anders wat de quarantaine met zich mee heeft gebracht: we zijn massaal gaan thuiswerken.

Thuiswerken, daar gaan we in deze blog verder op in. En dan met name hoe je thuiswerken zo productief mogelijk kunt doen. Het concentratieverschil tussen thuis en op kantoor kan hoog zijn, waardoor veel mensen inleveren op productiviteit.

Waarom productief thuiswerken lastig kan zijn

Een van de oorzaken waardoor thuiswerken zo lastig is, is dat de kinderen ook thuis zijn. Gezinnen met kinderen komen door het thuiswerken in een lastige situatie. Je kunt het een beetje vergelijken met huiswerk maken op het strand. Dat werkt niet, want je kunt niet genieten van het strand en je kunt je ook niet concentreren op je huiswerk.

Het probleem met thuiswerken, is dat veel mensen zowel heel loyaal zijn naar hun eigen gezin als naar hun baan. Het is onmogelijk om van een mens te verlangen deze loyaliteit tegelijkertijd op te brengen. Ook al leek het in het begin heel prettig om lekker thuis met je gezin te zijn en toch te kunnen werken, al snel kom je erachter dat dat absoluut niet het geval is.

Een goede thuisomgeving

Zo'n crisis als waar we nu inzitten, legt eigenlijk een aantal dingen bloot waar je je eerder misschien niet van bewust was. Misschien denk je dat je een prachtige thuissituatie hebt, totdat je er ineens twee weken moet blijven. Dan merk je ineens dat er een heleboel dingen niet zo optimaal zijn als je misschien dacht.

Als je alleen woont en ondernemer bent (en daardoor vanzelf ook meer bedreven met het werk dat je doet) dan kun je die concentratie waarschijnlijk nog wel redelijk pakken. Dan gaat het thuiswerken je waarschijnlijk nog wel redelijk af. Maar in veel gevallen, is dat ook niet zo.

Sommige mensen hebben bijvoorbeeld een heel klein appartement, waar na een tijdje de muren op ze afkomen. Of ze wonen met iemand samen en moeten die kleine ruimte ineens met iemand delen die ook geluid maakt. Dat kan heel moeilijk zijn. We zien dat deze mensen dan naar kantoor vluchten om daar een dag gefocust te kunnen werken. Op kantoor kunnen ze zich dan weer opladen. Wat opvallend is, want normaal ga je juist naar huis om op te laden.

Altijd een mogelijkheid om te kiezen

Stress wordt pas stress als je het gevoel hebt dat je geen keuzemogelijkheid hebt. En als er op dit moment iets is dat je het gevoel geeft dat je geen keuzemogelijkheid hebt, dan is het  wel de hele toestand rondom Corona. Uiteindelijk is niets echt erg, als je maar het idee hebt dat er nog andere opties zijn.

Veel mensen staan nu letterlijk en figuurlijk met hun rug tegen de muur. Zij kunnen niets anders dan op dit moment de keuze te maken om het te accepteren en zich erbij neer te leggen. Dat zijn natuurlijk hele mooie woorden, maar doe het maar eens. Het enige wat je kunt doen is een soort infrastructuur voor jezelf creëren, waarbij je voor jouw gevoel nog een smalle bandbreedte hebt waarbinnen je voor jouw gevoel keuzemogelijkheid hebt. Dat geeft mentale en emotionele ruimte.

Productief thuiswerken, zo doe je dat

Productief zijn hoeft niet altijd op de manier te zijn die mensen zich direct voorstellen. Mediteren kan bijvoorbeeld ook heel productief zijn. Albert start zijn dag bijvoorbeeld altijd op dezelfde manier. Dat zorgt voor structuur en regelmaat. Veel mensen zijn daar bij gebaat. De wekker gaat elke dag om dezelfde tijd en de dag begint met mediteren. Daarna volgt een kleine workout en een gezond ontbijtje.

Na dit ochtendritueel start Albert zijn werk op. In de ochtenden houdt hij zich bezig met creëren. Iets produceren geeft veel gevoel van voldoening. Vervolgens maakt hij zijn lunch en gaat minstens anderhalf uur naar buiten. Gelukkig leven we in een land waar dat gewoon kan, want in veel andere landen zit zomaar even naar buiten om te bewegen er niet in.

Na de middag heeft Albert een blok om weer inspiratie te krijgen. De dag begint met produceren en daarna zorgt hij dat er weer nieuwe input binnenkomt door te lezen, podcasts te luisteren of een elearning te kijken.

Een ander belangrijk onderdeel om op te nemen in je dagindeling is tijd voor sociale contacten. Door sociaal te doen met andere mensen, al is het digitaal, blijf je een gevoel van verbinding houden.

Verbinding met andere mensen

Het is juist in deze tijd heel belangrijk om verbinding te blijven zoeken met andere mensen. Je kunt nu wel thuis zitten met je geliefden om je heen, bijvoorbeeld je kinderen of je partner. Maar je wereldje wordt zo heel klein. En wie weet zorgt het hele dagen met elkaar zitten er wel voor dat ze éven wat minder geliefd zijn.

Ook al woon je samen met je partner en je kinderen, je kunt je alsnog eenzaam voelen. Je hebt twee soorten eenzaamheid. Je kunt sociale eenzaamheid hebben, als je maar een heel klein netwerk hebt. Maar je hebt ook persoonlijke eenzaamheid. Het kan zijn dat je met een aantal mensen om je heen zit, maar dat je je nog steeds heel eenzaam voelt.

Probeer je netwerk zoveel mogelijk levend te houden. Al is het maar online. Of ga lekker wandelen met anderhalve meter ertussen. Onthoud dat contact geen luxe is, maar een levensvoorwaarde. Plan dat contact daarom ook in.

Plannen voor geluk

Geluk is een bijproduct van goede planning. En dat is iets heel moois, maar op het eerste gezicht staan geluk en planning misschien een beetje haaks op elkaar. Als iemand je vertelt dat je een planning moet maken, wat is dan jouw eerste reactie? Bij veel mensen gaan meteen de haren recht overeind staan. En als iemand zegt dat je je ook aan die planning moet houden, wordt het nog een beetje erger.

Het is niet bepaald een gelukzalige gedachte om je aan je planning te houden. Maar als je een planning maakt, je eraan houdt en een diepe focus hebt voor puur datgene dat je volgens de planning op dat moment moet doen, dan merk je dat geluk wel het bijproduct en het eindresultaat is.

30 boeken in zes weken

In zes weken tijd 30 boeken lezen is een hele opgave. Als je van tevoren gaat nadenken over hoe je dat gaat inplannen, dat kom je al snel tot de conclusie dat je vier uur per dag moet lezen. Als je dat gaat uittekenen, gaat dat meteen kortsluiten in je hoofd. Want misschien komen er wel dingen tussendoor en gun je jezelf die tijd eigenlijk wel?

Uiteindelijk blijkt dat het niet de tijd is waardoor het niet zou lukken. Want je hoeft helemaal niet zo heel lang te lezen om veel te lezen. Je moet alleen zorgen dat je op de momenten dat je aan het lezen bent niet ook iets anders tussendoor aan het doen bent.

Je kunt bijvoorbeeld in de ochtend één uur lang lezen zonder dat je je telefoon of laptop aan hebt staan. In zo'n uur kun je veel meer lezen dan je misschien zou verwachten. Je echte leessnelheid komt pas op gang na ongeveer een kwartier. Je zit er dan heel diep in. Daardoor ga je makkelijker lezen en onthoud je het beter. Je haalt er energie uit en vindt het leuk. Na een uur ben je extreem ver gekomen. Door op deze manier te lezen kun je enorm productief zijn.

Dat is heel anders als je gaat lezen en je hebt je telefoon en je laptop aan staan. Elk geluidje dat je hoort laten je gedachten afdwalen. Je wilt weten wat dat voor geluidje was. Hierdoor blijft er weinig over van je leestempo. Je moet stukken drie keer gaan lezen en denkt achteraf: wat heb ik nu eigenlijk gelezen?

Je kunt een uur met iets bezig zijn en eigenlijk geen resultaat hebben, maar je kunt ook een uur bezig zijn en een heel positief resultaat hebben. Het enige verschil is hoe gefocust jij bent.

Productief thuiswerken door lijnen te trekken

Het verhaal over gefocust lezen, werkt ook precies zo met thuiswerken. Uit onderzoek blijkt dat als je één onderbreking hebt, bijvoorbeeld een WhatsApp bericht of e-mail die binnenkomt, dan duurt het minstens een kwartier voordat je weer in je oorspronkelijke focus terechtkomt. Kijk eens een keer naar de schermtijd op je telefoon of laptop. Dan weet je ook hoe vaak je ondertussen onderbroken wordt.

Misschien wel de allerbeste tips voor thuiswerken, is dat je structuur aanbrengt voor jezelf en voor de mensen in je omgeving. Het is niet alleen voor jou rustig als je weet waar je aan toe bent, maar ook voor je omgeving. Als je de perfecte partner probeert te zijn en de ideale ouder naar je kinderen en ook nog de ideale werknemer, dan kom je gegarandeerd in de problemen.

Als je plant, lijkt dat in eerste instantie een aanslag op je spontaniteit. Maar probeer het eens anders te zien. Een planning is te vergelijken met de lijnen op de voetbalveld. Met een planning breng je structuur aan. Daarmee heb je de spelregels voor jezelf en je omgeving bepaald. Binnen die lijnen kun je eindeloos variëren. Dat maakt het juist zo leuk.

Er is heel veel ruimte voor spontaniteit, als je maar lijnen zet voor jezelf. Door dit te doen, voorkom je ook dat je een loyaliteitsconflict krijgt, iets waar veel mensen die op dit moment thuiswerken mee te maken krijgen. Daarom is het belangrijk om voor jezelf een duidelijke infrastructuur te creëren waarbinnen je wilt werken.

Als je de lijnen hebt bepaald, communiceer ze dan ook naar de mensen in je omgeving. Anders is er alsnog heel veel verwarring over wat mensen wanneer van jou kunnen verwachten. Je hebt immers verschillende belangengroepen: thuis, werk en sociale contacten. Doe aan perceptiemanagement. Zo voorkom je veel onnodige spanning.

Hoe je al jouw rollen combineert

Je wilt de ideale echtgenoot zijn, maar ook de ideale werknemer. In een normale werkdag kun je allebei zijn. Niet op hetzelfde moment, maar wel op dezelfde dag. Je weet dat je in een kantooromgeving de ideale werknemer kunt uithangen, dan hoef je niet de ideale echtgenoot te zijn. En ‘s avonds sluit je het werk af en ben je de ideale echtgenoot of de ideale ouder.

Op het moment dat je de hele dag thuis bent in diezelfde omgeving, gaan je verschillende rollen zich vermengen. En dat is ook weer hetzelfde als lezen en een geluidje horen. Je merkt op het kleinste niveau al dat je die twee dingen niet tegelijkertijd kunt doen. Je kunt wel heel productief zijn, maar maak niet de fout om jezelf te vragen de hele dag productief te zijn. Dat kan niet.

Het is goed om je te realiseren dat het misschien al wel voldoende kan zijn om twee uur per dag heel productief te zijn. Als jij die uren in een hele diepe focus zit, kun je heel wat werk verzetten. Deze tijd moet je echt voor jezelf afbakenen. Je kunt bijvoorbeeld elke dag tussen 10 en 12 de ideale werknemer zijn. En daarna ben je weer het ideale gezelligheidsdier dat overal op ingaat. Communiceer dit goed, zodat de anderen in je omgeving hier ook van op de hoogte zijn.

Wanneer is het goed genoeg

Vraag je eens af hoeveel je van jezelf kunt verwachten in deze tijd waarin je complete andere omstandigheden hebt dan je gewend bent. Wat mag je nog van jezelf eisen? Realiseer je ook dat goed op een gegeven moment ook goed genoeg is.

We hebben het vaak over het nieuwe normaal. Dat is iets wat we nog aan het uitvinden zijn. Ieder mens voor zich. Als maatschappij zijn we dat aan het uitvinden. En iedere kleine gemeenschap, zowel de gemeenschap thuis, op kantoor, in de buurt of in een land.

Het is een tijd waarin we moeten kijken hoe we ons gaan verhouden ten opzichte van de nieuwe situatie. Om hiermee om te gaan hebben we ons stressmechanisme. Die heeft die taak om te reageren als er iets bijzonders op je pad is gekomen. Wat moet je dan doen? Moet je gaan vechten, moet je gaan vluchten, moet je gaan bevriezen of moet je steeds hulp en steun gaan vragen? Als je dat eenmaal gedaan hebt en een actie hebt uitgevoerd, kom je weer terug in het midden.

Verwacht niet van jezelf dat dat één keer binnen een dag of binnen uur gefixt is. Zeker als het lang duurt, en dat merken we inmiddels. Het kan goed dat je in het begin nog heel tolerant was, maar nu niet meer. Doen hield je nog vast aan het oude normaal. Totdat je merket dat je het echt niet meer kunt vasthouden.

Je probeert je op allerlei manieren vast te houden aan vroeger. Maar dan kom je erachter dat dat niet kan. Dan moet je je bedenken wat jouw nieuwe normaal is ten opzichte van de veranderende omstandigheden. Het enige wat je kunt doen is dat voortdurend checken bij je eigen omgeving en bij jezelf.

Je lijf geeft perfect aan wat voor jou klopt en wat voor jou niet klopt. Je lijf geeft aan wat spanning geeft en wat juist ontspanning geeft. Er is geen gebruiksaanwijzing voor. We geven je nu een aantal tips en zetten de structuur voor je neer. Maar daarbinnen, binnen die lijnen van het voetbalveld, mag je het lekker helemaal zelf uitzoeken.

Weten wat je moet negeren

De sleutel voor productiviteit is weten wat je moet negeren. Als het om je lijf gaat, gaat dat niet helemaal op. Soms geeft je lichaam bepaalde dingen aan die je maar beter niet kunt negeren. Anders lig je straks gestrekt en dat willen we ook niet op ons geweten hebben.

Oké, behalve de signalen van je lichaam, is het belangrijk om te weten wat je moet negeren. Je kunt niet alles wat je op een dag wilt doen de hele dag allemaal tegelijkertijd doen. Je zult het op volgorde moeten zetten. En het is moeilijker geworden, omdat alles zich in dezelfde omgeving afspeelt.

Als je op kantoor zit en opeens denkt: oeh, ik moet vandaag nog een wasje draaien, dan ga je niet op de fiets naar huis om die wasmachine aan te zetten. Maar als je thuis bent, dan is die afleiding heel nabij. Je denkt dan: dat kan ik wel even tussendoor doen.

Je merkt dat ook met het lezen. Je zit een uur te lezen en bent dan belachelijk productief. Vervolgens denk je: Ik ga even een belletje doen en een beetje eten maken. Even Instagram checken. Op een gegeven moment kijk je op de klok en realiseer je je dat je twee uur verder bent en voor je gevoel niets gedaan hebt. Dat is twee keer zo lang als toen je aan het lezen was en extreem productief was.

De tijd glipt je tussen de vingers door op het moment dat je je laat verleiden om te reageren op alles wat er op je pad komt. Daarom moet je gaan leren negeren wat er niet relevant is op dat moment. Dan houd je je productiviteit tijdens het thuiswerken goed vast. Negeren is vooruitzien.

Reactie plaatsen