Hoe haal je het meeste uit remote werken?

Hoe haal je het meeste uit remote werken?

We hebben een hele actuele vraag binnengekregen, namelijk over remote werken. In de persconferentie kregen we gisteren te horen dat we weer zoveel mogelijk vanuit huis moeten gaan werken. Dat remote werken levert de nodige problemen op. Wat doet thuiswerken met mensen en wat betekent het voor de productiviteit van bedrijven?

Welke problemen levert remote werken op?

Zelf vindt Albert het heel fijn om thuis te werken. Hij is gewend om zelfstandig te werken. Binnen zijn bedrijf merkt hij dat het wel wat problemen oplevert. Het personeel op kantoor was ineens verplicht om thuis te werken en dat was niet altijd even makkelijk.

Mensen geven aan zich thuis minder goed te kunnen concentreren dan op kantoor. Ze zijn sneller afgeleid. Een ander probleem was dat veel mensen moeite hebben met het vinden van een balans tussen werk en privé. Het liep voortdurend door elkaar heen. Een groot deel van de medewerkers is moeder. Naast hun normale werk, moesten ze plots ook overdag hun kinderen helpen met huiswerk.

Mensen geven aan zich thuis minder goed te kunnen concentreren dan op kantoor. Ze zijn sneller afgeleid.

Een ander probleem dat remote werken met zich mee kan brengen, zit hem in de techniek. Iedereen moest massaal aan de Zoom-sessies en dat gaf veel frustraties. Mensen werden plots gedwongen om op een hele andere manier te communiceren.

Nog een gevolg van het thuiswerken, is dat mensen de aansluiting met hun team misten. Dat geldt zeker voor mensen die gewend waren veel samen te werken en te overleggen. Er was geen sparringsmomentje meer, dus voelden mensen zich vaak alleen. Hierdoor vonden ze het moeilijk om gemotiveerd te blijven en discipline op te brengen.

Makkelijke overstap naar remote werken

Toen de lockdown begon was het voor Tonny een hele logische stap om het kantoor dicht te gooien en iedereen thuis te laten werken. Qua techniek was het bedrijf daar al lang op ingericht. Mensen kunnen net zo makkelijk thuiswerken als dat ze op kantoor kunnen werken. Iedereen in het bedrijf werkt bijvoorbeeld met Asana, waar alle taken die iemand uitvoert in zitten. Via die tool hebben medewerkers ook contact met collega’s. Er zijn nog meer van dat soort systemen. Alles werkt al in de cloud. Die overstap naar thuiswerken was dus heel makkelijk.

Je bent zo een paar maanden verder en bent dan heel gefocust op je eigen situatie. Je went eraan en kijkt naar wat jij moet aanpassen in je leven. Als werkgever vergeet Tonny dan weleens het besef dat we gewoon al vanaf maart thuis zitten. Niet iedereen kan daar even goed tegen.

Minder onderscheid tussen werk en privé

Het blijkt dat met name vrouwen in een thuissituatie toch wat meer zorgend zijn. Dit maakt het moeilijk om werk en privé met elkaar te combineren. Mannen kunnen daar wat makkelijker mee omgaan. Die doen minder in huis. Die hebben juist het probleem dat ze meer uren gaan maken en het lastiger vinden om afstand te nemen van hun werk.

Het is allemaal ook heel logisch. Stel, je zit op kantoor en hebt nog drie mailtjes open staan die je nog moet beantwoorden. Je denkt: ‘Straks om vijf uur zit mijn dag erop en sta ik buiten.’ Dan ga je voor vijf uur nog even die mailtjes beantwoorden en trek je daarna letterlijk de deur achter je dicht om naar huis te gaan. Thuis begint je privé.

Als je al thuis bent en je werkt thuis, dan denk je makkelijker: ‘Die drie mailtjes, die hoef ik nu niet te beantwoorden. Ik ga eerst even eten en beantwoord ze daarna.’ Na het eten ga je even het journaal kijken of een serie. Maar die mailtjes zitten nog in je hoofd. Vaak heb je ze al gelezen. Je kunt het niet zomaar loslaten. De verhouding tussen werk en privé verandert op deze manier en daar kunnen mensen problemen mee krijgen. Door het thuiswerken staan mensen constant aan.

Eenzaamheid als gevolg van remote werken

Als gevolg van het vele thuiszitten, zie je dat we als maatschappij een stuk eenzamer worden. Je ziet het nu met name onder jongeren. Door de maatregelen tegen het virus zitten er veel onderhuidse problemen die we helemaal niet zien. We zijn inmiddels al maanden verder. De meeste werkgevers zijn toch een beetje laks geweest en zeggen te makkelijk dat het kantoor gewoon dicht is. Tot die tijd moeten medewerkers het zelf maar oplossen. Er is echt een maatwerk oplossing nodig.

Als gevolg van het vele thuiszitten, zie je dat we als maatschappij een stuk eenzamer worden.

Een van de cliënten van Albert vertelde dat ze zich doodongelukkig voelde door het thuiswerken. Ze heeft geen relatie en heeft daardoor thuis ook weinig afleiding. Haar collega’s zijn echt haar peer group. Daarom grijpt ze ieder moment dat ze naar kantoor kan gaan aan. Het is een belangrijk deel van haar leven. Uiteindelijk moet iedereen zich opnieuw gaan verhouden tegen de veranderende situatie of wat ze zo mooi ‘het nieuwe normaal’ noemen.

Het nieuwe normaal

Toen Mark Rutte het voor het eerst had over de anderhalve meter maatschappij en het nieuwe normaal, dacht Tonny nog: “Dat gaat nooit werken.” Nu zijn we er al dusdanig lang mee bezig dat je toch merkt dat er iets is veranderd. Bij de IMU gaan mensen wel weer naar kantoor. Ze zoeken het echt op als ze het nodig hebben.

Voorheen kwamen mensen standaard naar kantoor, tenzij ze een reden hadden om dat niet te doen. Tegenwoordig is het andersom. Mensen zijn standaard thuis, tenzij ze een reden hebben om naar kantoor te gaan. Zo verandert er heel veel. Je ziet het ook als je met de fiets voor een stoplicht staat. Je houdt dan toch afstand van andere mensen die voor dat stoplicht staan te wachten. We zijn ook wat banger en angstiger geworden. Dat is natuurlijk ook de richtlijn.

Tonny las laatst ergens: “Het is niet meer een tijdperk van veranderingen, maar een verandering van tijdperk.” Daar is hij het wel mee eens. Er is een nieuwe normaal en het zal nog wel een tijdje gaan duren.

Tips voor remote werken

Nu we het probleem geanalyseerd hebben, is het hoog tijd om ook met een oplossing te komen. Het is belangrijk om je te realiseren dat er niet één concrete oplossing is die voor iedereen werkt. Het is heel persoonlijk hoe je hiermee omgaat. Niet iedereen heeft evenveel problemen met het remote werken.

We zien vooral veel problemen bij mensen die toch al een hoge basisspanning hebben.

We zien vooral veel problemen bij mensen die toch al een hoge basisspanning hebben. Bijvoorbeeld mensen die een jong gezin hebben daardoor vaak ‘s nachts uit bed moeten. Je ziet het ook bij mensen die bijvoorbeeld mantelzorg verlenen of bij ondernemers die door de economische crisis onder druk komen te staan. De situatie is heel anders wanneer je werkt bij een bedrijf waar alles super stabiel gaat. Dat is heel anders werken dan wanneer je je ook nog zorgen maakt over de toekomst.

Los van in welke situatie je zit, zijn er verschillende dingen die je kunt doen om zo goed mogelijk remote te kunnen werken. Wat in dit soort situaties heel goed werkt is afbakenen. Dat kun je op verschillende dingen doen.

In de ideale situatie kun je thuis een fysieke werkplek maken voor jezelf.

Het helpt sowieso altijd om je fysiek af te bakenen. In de ideale situatie kun je thuis een fysieke werkplek maken voor jezelf. Sommige mensen hebben een werkplek voor zichzelf gecreëerd door op zolder of in de garage te gaan zitten. Ze willen niet tussen de rest van het gezin zitten als ze aan het werk zijn. Wanneer je die ruimte thuis niet hebt, kun je ook in een koffietentje of zelfs een hotelkamer gaan zitten.

Hoe deel je je tijd in bij het thuiswerken?

Naast een fysieke plaats kun je ook tijd afbakenen. Zoals Albert altijd zegt: “Er is geen verschil tussen werktijd en privé tijd. Er is maar één ding en dat is jouw tijd.” Als dat in je hoofd te veel door elkaar gaat lopen, moet je daar een scheiding in aanbrengen.

Begin met perceptiemanagement. Communiceer heel duidelijk naar je gezin en je werkgever wat ze wanneer van jou kunnen verwachten. Als jij jouw richting niet bepaalt, dan wordt die door de omgeving bepaald. Mensen vinden het vaak lastig om die tijd ook voor zichzelf te claimen. Dat geldt voor zowel mannen als vrouwen, maar misschien voor vrouwen nog net iets meer. Hoe duidelijker je voor jezelf kunt opkomen en dus ook assertiever kunt zijn. Juist in deze tijd waarin er zoveel op je af komt aan mededelingen van dingen die je moet doen. Wat zou je zelf nog willen doen om in ieder geval de komende tijd het voor jezelf prettig te hebben.

Als je je werktijd en privétijd duidelijk onderscheidt en een goede plek voor jezelf afbakent, waar jij je letterlijk en figuurlijk thuis voelt.

In de tijd dat je niet werkt, is het heel verleidelijk om je favoriete Netflix serie aan te zetten en urenlang op de bank te hangen. Maar het is veel beter om de natuur in te gaan. We zien dat dankzij corona veel meer mensen de connectie met de natuur weer zijn gaan opzoeken. Er zijn plots een stuk meer mensen gaan joggen en fietsen. Ook wanneer het wat minder goed weer wordt, is het belangrijk om naar buiten te gaan en in beweging te blijven. Dat is uiteindelijk de beste manier om tot rust te komen.

Blijven we in de toekomst meer remote werken?

Voorheen werkten de meeste mensen bij de IMU gewoon vijf dagen op kantoor. Sommige mensen werkten al één of twee dagen thuis. Maar het was nooit meer dan dat. Hoewel mensen de laatste maanden weer wat meer naar kantoor kwamen, heeft maandenlang iedereen vanuit huis gewerkt. Sommigen merkten dat ze toch thuis niet zo lekker kunnen werken en zijn daarom blij weer naar kantoor te komen.

Een tijdje terug is er een questionnaire uitgestuurd naar het hele team om te peilen wat mensen belangrijk zouden vinden als we naar een ander kantoor zouden gaan. We vroegen daarin ook hoeveel dagen in de week mensen dachten op kantoor te zijn. Daar kwam een gemiddelde van twee of drie dagen uit. Door het thuiswerken van de afgelopen maanden, gaat een groot deel van de medewerkers er niet meer van uit dat ze weer vijf dagen op kantoor zullen zijn. Ze hebben ook gemerkt dat het kan.

Een nieuwe manier van werken

We zien dat er een nieuwe manier van werken aan het ontstaan is. Er zijn al heel lang onderzoeken over de 40-urige werkweek. Volgens deze onderzoeken is het onmogelijk om 40 productieve uren te werken in vijf dagen tijd. Het zou beter zijn om minder uren te werken. Nu mensen geen reistijd meer hebben en niet meer te maken hebben met afleidingen op de werkvloer, zou je de conclusie trekken dat het veel efficiënter is om een paar dagen in de week thuis te werken. Onderzoeken laten echter het tegenovergestelde zien.

Sinds de coronatijd zijn we gemiddeld tweeënhalf uur per dag langer gaan werken. Je wint aan de ene kant een uur of anderhalf uur aan reistijd, maar die vul je vervolgens weer in met extra werk. Waar je normaal in de auto lekker ontspannen naar de radio of deze podcast zet te luisteren, ga je nu een uur extra werken.

Sinds de coronatijd zijn we gemiddeld tweeënhalf uur per dag langer gaan werken.

We zien dat de meeste mensen niet in staat zijn om te segmenteren. Ze zitten op de bank, Netflix staat op de achtergrond aan en ondertussen zijn ze met hun werk bezig. Hierdoor blijft de concentratie heel erg aan de oppervlakte. Werken, het huishouden, op de kinderen letten en televisie kijken. Alles raakt met elkaar vermengd.

Je moet juist leren segmenteren. Als je werkt, dan werk je en doe je niets anders. Als je het huishouden doet, ben je niet aan het werk. En als je aan het ontspannen bent, doe je alleen maar dat. Als je jezelf zo kunt aanleren om grip te krijgen op je energie, dan is het een geniale ontwikkeling dat we niet meer fulltime op kantoor hoeven zijn en in minder uren ons werk gedaan krijgen.

Tonny gelooft erin dat we naar een werkweek van twintig of zelfs tien uur kunnen en dat we dan net zo productief zijn. Als je die uren maar optimaal weet in te zetten. In de andere uren kun je opladen, zodat je weer met volle energie aan het werk kunt. Tonny is van plan hier mee te gaan experimenteren en op kantoor door te voeren.

Blijf in contact

Er zijn veel dingen die je kunt doen om effectiever remote te werken. De enige factor die je echter blijft missen, is het sociale. Dat heeft Tonny zelf ook ervaren. In het begin had hij het idee dat de quarantaine voor hem weinig veranderde. Hij vond het heerlijk om thuis te zijn en lekker te werken. Maar op een gegeven moment merkte hij toch dat hij mensen begon te missen.

De vereenzaming is een groot gevolg van thuiswerken. Elke leeftijdscategorie heeft er wel mee te maken. In het vitaliteitsmodel van Albert staat verbinding op de een-na-belangrijkste plek. Mensen zoomen heel erg in op hun eigen leven en raken hierdoor uit contact met anderen. Een Duitse professor concludeerde zelfs dat eenzaamheid net zo schadelijk is als het roken van 15 sigaretten per dag.

Blijf daarom in contact. Dat is ook het leuke aan deze podcast. Het is een ultiem middel om met elkaar te delen en in verbinding te zijn. Het motto van Albert is altijd: “Raken en geraakt worden.” Zeker in deze tijd. Dat blijven we doen.