18 Time Management Tips

Jij leeft gemiddeld 4000 weken. Van deze 4000 weken slaap je ook nog eens één derde deel. Bijna alles in deze wereld is te koop. Helaas is tijd nergens in een winkel te verkrijgen. Geniet van de tijd die je hebt en besteedt deze ‘gekregen tijd’ nuttig.

Wat is time management? 

Tijd speelt in jouw leven een belangrijke rol. De uitdrukking ‘gezelligheid kent geen tijd’ geeft al aan dat tijd een subjectief begrip is: voor wie zich verveelt, gaat de tijd langzaam, voor wie zich vermaakt, gaat de tijd snel.

De manier waarop ‘tijd’ wordt ervaren, hangt samen met de (soort) bezigheden die worden verricht en met de omstandigheden waarin dat gebeurt.

“Hoewel tijd onbeperkt ‘in voorraad’ lijkt te zijn, is het in feite een schaars goed. Alles wat een mens doet, kost nu eenmaal tijd. Eten, slapen, werken, luieren, lezen, enzovoorts”

Iedereen heeft steeds te maken met de tijd en met het verstrijken ervan. De manier waarop iemand de tijd ervaart, wordt voor een belangrijk deel bepaald door psychologische factoren. Laat ik beginnen met een voorbeeld.

Voorbeeld #1

Meneer Bakker is directeur van een middelgroot bedrijf dat handelt in elektrische apparatuur voor auto’s. Als hij ’s morgens opstaat begint hij meteen te denken aan wat hij die dag allemaal moet doen. Het valt niet mee om dat uit zijn hoofd te doen.

Iedere dag lijken de afspraken zich op te stapelen. Hij zegt tegen zichzelf: ‘Vandaag wordt het weer erg druk. Dat wordt weer laat vanavond.” Op zijn werk gekomen, kijkt hij zijn agenda in, die hij het liefst zelf bijhoudt. Zijn secretaresse heeft al aangeboden dat voor hem te doen, maar hij is bang dan het overzicht te verliezen. Regelmatig maakt meneer Bakker dubbele afspraken, hetgeen hem een hoop stress oplevert.

Iedere ochtend vergadert hij eerst met zijn medewerkers, die hij persoonlijk wil instrueren. Zijn onderdirecteur vertrouwt hij die klus niet toe. Nog voor de lunch is meneer Bakker al moe van het geregel.

Pauzes zijn belangrijk

Doordat hij zijn agenda volplant blijft er meestal geen tijd over voor een pauze. En als hij wel pauze heeft, benut hij die om problemen van zijn medewerkers op te lossen. Bijna iedere dag duikt er wel iets op waar zijn bemoeienis bij nodig is. Na de lunchtijd gaat hij meestal weer op pad naar zakenafspraken.

Altijd bereikbaar

Om voor iedereen bereikbaar te blijven neemt hij natuurlijk zijn mobiele telefoons mee. Éen voor zijn werk en één voor zijn privé leven. Aan het einde van de middag voelt meneer Bakker zich meestal zeer gespannen. Op veel van zijn afspraken komt hij te laat doordat hij nog allerlei onverwachte werkzaamheden tussendoor moet verrichten.

Gespannen en gejaagd

Als hij ’s avonds thuiskomt, valt hij steevast uitgeput neer op de bank, zonder het gevoel te hebben zijn dag nuttig te hebben besteed. Hij heeft alleen maar, onder een voortdurende tijdsdruk, achter de feiten aangelopen. Meneer Bakker heeft steeds in gedachten dat hij het erg druk heeft. Daardoor voelt hij zich gespannen en gejaagd.

Afgezien van het feit dat hij een aantal spanningsvolle gedachten heeft, doet hij ook een aantal dingen minder verstandig, zeker voor iemand die snel ‘gestrest’ raakt door een overvolle agenda.

“In het verhaal van meneer Bakker valt aan het einde het woord tijdsdruk. Dat woord geeft aan dat (het gebrek aan) tijd (het schaars zijn van tijd) op hem drukt. Tijdsdruk op zichzelf kan geen kwaad. Veel mensen hebben een bepaalde tijdsdruk nodig om tot een prestatie te komen. Teveel tijdsdruk (mogelijk ervaren als tijdgebrek) levert echter negatieve stress op, waardoor het functioneren wordt bemoeilijkt”

Die overbodige stress is te vermijden door het goed indelen en plannen van de werkzaamheden. Wie het verhaal van meneer Bakker goed leest, ziet dat hij een aantal zaken niet goed heeft geregeld.

Verandering van gewoonten 

Adviezen om meer tijd te krijgen zijn gemakkelijker gezegd dan gedaan. De eerste stap is het nauwkeurig inventariseren van wat we doen, en wanneer. Om ons tijd- en takenmanagement te kunnen verbeteren, de tweede stap, zullen we hierna inventariseren welke veranderingen in ons gedrag gewenst zijn. Eerst weer een voorbeeld:

Voorbeeld #2

Mevrouw Boot is huisvrouw. Haar man werkt overdag, terwijl zij de zorg heeft voor vier kinderen, allen tussen de een en zes jaar oud. De twee oudsten gaan al naar de basisschool, terwijl de twee jongste nog thuis zijn.

Mevrouw Boot heeft haar handen vol aan het huishouden, dat ze tot in de puntjes wil verzorgen. Ze heeft zo haar vaste bezigheden, maar vaak worden deze onderbroken doordat er een buurvrouw aan- of opbelt met de vraag of mevrouw Boot misschien met een klus in huis kan helpen.

Weigeren van verzoekjes

Mevrouw Boot is namelijk erg handig, zowel met naald en draad als met hamer en betonboor. Ze kan een verzoek om hulp niet weigeren, en steevast legt ze haar werk opzij om een klus voor een ander te klaren. Later op de dag moet ze haar eigen werk dan weer inlopen, wat niet meevalt.

Mevrouw Boot speelde vroeger vaak piano en deed graag aan sport, maar door de drukte komt dat er meestal niet meer van. Dikwijls weet ze ’s morgens niet waar ze ’s avonds mee zal eindigen, maar altijd werkt ze door tot het werk van die dag in haar ogen af is. Alleen: echt af is het nooit! En de kinderen eisen natuurlijk ook de aandacht op.

Zuchtend laat mevrouw Boot zich iedere avond doodmoe op haar bed vallen, waar haar echtgenoot al heerlijk in dromenland vertoeft. Hij werkt al zo hard en ze wil hem niet lastigvallen met haar problemen. Maar toch beseft ze dat het zo niet langer kan. Ze heeft helemaal geen tijd meer voor zichzelf en voelt zich steeds meer uitgeput. 

Wat is nu werkelijk belangrijk?

Op een ochtend belt een oude vriendin op. Voor mevrouw Boot het weet, stort ze haar hart uit. De vriendin weet raad. Mevrouw Boot moet eens gaan bekijken welke activiteiten ze werkelijk belangrijk vindt en welk werk wat minder dringend of zinvol is. Ze moet meer ruimte krijgen om aan zichzelf toe te komen.

Mevrouw Boot neemt het advies ter harte. Ze maakt een lijstje. Ze wil minder tijd aan het huishouden besteden, zoals koken en strijken, aan het helpen van vriendinnen, en het telefonisch raad geven aan vriendinnen.

Ze wil meer tijd spenderen aan sporten, piano spelen, en uitgaan met een vriendin. Zo gezegd, zo gedaan, lijkt het. Maar er steekt een volgend probleem de kop op. Mevrouw Boot weet nu wel wat ze wil, maar nog niet hoe ze dat moet bereiken. Mevrouw Boot krijgt van haar vriendin een lijst met adviezen opgestuurd.

Ideale weekplanning

In een schrift noteert ze welke van die adviezen ze wil gaan toepassen. Daarna bedenkt ze hoe ze graag wil dat haar week eruit gaat zien en maakt ze een ideale weekplanning. Wat betreft het eten plant ze het menu bijvoorbeeld steeds een hele week vooruit. Dat scheelt haar getob over wat ze iedere dag eten moet.

Activiteiten die niet strikt noodzakelijk zijn, laat ze achterwege, of doet ze minder vaak. Zo besluit ze bijvoorbeeld de ramen niet iedere week, maar iedere maand te lappen. Haar buurvrouwen laat ze, als die weer hulp komen vragen, weten dat ze haar tijd anders gaat indelen. Vanaf nu gaat ze niet meer alle klussen voor hen opknappen en als ze al iets doet maakt ze daarvoor een afspraak. Wegens de grote drukte krijgt haar eigen werk voorrang.

“In haar nieuwe weekagenda heeft mevrouw Boot ruimte vrijgehouden voor haar hobby’s piano en sport”

Haar echtgenoot vindt het geen enkel probleem de kinderen twee keer per week naar bed te brengen, zodat zij die avonden vrij heeft. Hij is verbaasd dat zij dat nooit eerder heeft gevraagd en dacht juist dat zij liever zelf de kinderen naar bed bracht.

Tijd voor ontspanning

Werken tot midden in de nacht is er niet meer bij. Mevrouw Boot stelt een uiterste grens bij negen uur. Daarna neemt ze tijd voor ontspanning. Hoewel ze hiermee soms moet smokkelen, blijkt ze meestal voor een groot gedeelte klaar te zijn met haar werk.

Na een week te hebben gewerkt met het nieuwe schema en haar nieuwe gewoonten, voelt ze zich een stuk beter en uitgerust. Ze heeft niet meer het gevoel voortdurend tijdgebrek te hebben. Voor de kinderen kan ze zelfs meer rust opbrengen dan vroeger het geval was. Ze beseft dat sommige dingen moeten, maar veel dingen juist kunnen of mogen.

Het voorbeeld van mevrouw Boot laat zien dat het niet genoeg is om te weten wat we willen veranderen in ons tijdmanagement. We moeten ook ons gedrag (en onze gewoonten) veranderen om daarin te kunnen slagen. Maar hoe?

18 time management tips

Hieronder volgen 18 time management tips om zorgvuldiger met jouw tijd om te gaan. Deze 18 tips kunnen effectiever worden ingezet als het voor jou duidelijk is, waaraan je precies jouw werktijd besteedt.

“Het is bijvoorbeeld mogelijk dat jouw taakbelasting te zwaar is. Het is ook mogelijk dat tijdgebrek te maken heeft met jezelf, dat je bijvoorbeeld niet goed nee durft te zeggen, dat jij je verplicht voelt om aan sociale activiteiten deel te nemen, dat je moeilijke taken uitstelt of dat jij jouw prioriteiten onvoldoende bewaakt”

Dergelijke ontdekkingen helpen jou om uit het onderstaande overzicht die tips te kiezen die jou het beste helpen. Succes!

1. Planning en prioriteiten 

De eerste en wellicht ook de belangrijkste strategie voor time management is een goed systeem voor planning. Schaf een schrift aan voor planning en prioriteit. Hierin worden voortaan belangrijke notities, activiteitenlijsten, deadlines, prioriteiten, persoonlijke aantekeningen van vergaderingen, notities van gesprekken, etc. vermeld.

Time management tip op je werk

Kortom, dit schrift vergezelt jou bij alle belangrijke activiteiten (op het werk). Afgehandelde punten worden weggestreept. Nieuwe actiepunten worden toegevoegd. Activiteitenlijst: Op een lege bladzijde wordt begonnen met het aanleggen van een lijst van alle activiteiten die binnenkort of in de toekomst uitgevoerd moeten worden. De activiteiten worden genummerd, Indien er deadlines zijn afgesproken, worden deze ook vermeld.

Voorbeeld: Activiteitenlijst, 8 september 2018 Jan (077-84 ) bellen i.v.m. begroting Jaarverslag afronden (uiterlijk 6 november) Opstellen notitie ‘ziekteverzuim’ Agenda opstellen voor plenaire vergadering (14 oktober bij José inleveren) Afspraak maken met André, voor overleg Financieel overzicht corrigeren etc.

Uitgevoerde activiteiten worden (aan het einde van de werkdag) weggestreept. Na een maand worden de resterende activiteiten in een nieuwe lijst opgenomen en van een nieuw nummer voorzien.

Time management matrix

Een activiteit kan belangrijk of onbelangrijk zijn, urgent of niet urgent. Belangrijk wil zeggen: essentieel voor uw functie. Urgent wil niets anders zeggen dan dat de activiteit aan tijd gebonden is. Beide begrippen worden vaak verwisseld.

Mensen storten zich op urgente maar routinematig klussen. Belangrijke maar niet-urgente activiteiten worden niet gepland. Daardoor komt je met de belangrijke activiteiten in tijdsnood.

De volgende matrix/ leidraad kan worden aangehouden:

ACTIVITEIT ACTIE

Belangrijk en urgent Zelf direct doen

Belangrijk, maar niet urgent Plannen en bewaken

Urgent, maar niet belangrijk Delegeren/ uitbesteden

Niet belangrijk, niet urgent Niet doen

2. Planning van activiteiten 

De volgende drie stappen helpen je om jouw activiteiten te plannen: Reserveer drie kwartier op de eerste ochtend van iedere werkweek voor planning.

“Neem dan de activiteitenlijst voor je. Voeg eventuele nieuwe activiteiten toe. Streep uitgevoerde activiteiten weg. Ga na welke activiteiten belangrijk en/of urgent zijn. Deel grotere klussen op in subdoelen. Stel een globale planning op van activiteiten die jij deze week wilt gaan uitvoeren”

Reserveer het laatste kwartier van jouw werkdag voor planning: Neem de activiteitenlijst voor je. Ga na wat je vandaag uitgevoerd hebt en streep dit weg van de activiteitenlijst. Ga na welke activiteiten belangrijk/urgent zijn. Bepaal direct welke activiteiten je morgen gaat uitvoeren.

Reserveer de eerste twintig minuten van iedere werkdag voor planning: Neem de activiteitenlijst voor je. Schat de tijdsduur van de activiteiten en plan ze over de dag.

“Tip: Op welke dagdelen/tijdstippen werk jij het beste? Iedereen kent pieken en dalen in de energiehuishouding. Veel mensen zijn ’s ochtends het fitst. Veel mensen kennen een dip na de lunch. Houd daar rekening mee”

Bepaal op welke dagdelen/tijdstippen jij het beste intellectuele inspanning met veel concentratie kunt verrichten. Bepaal op welke dagdelen/tijdstippen jij het beste routineklussen, gesprekken of lichamelijk actieve karweitjes kunt uitvoeren. Simpel voorbeeld: Begin de dag met de belangrijkste klussen.

3. Aantekeningenboek 

Hetzelfde schrift wordt gebruikt om aantekeningen te maken van besprekingen, voorbereidingen van besprekingen, notities van telefoongesprekken, notities van afspraken, etc.

Dit schrift ligt voortdurend op jouw bureau. Aantekeningen met datum kunnen zo snel worden gemaakt. Aan het einde van de dag worden notities die niet meer van belang zijn en activiteiten die zijn uitgevoerd, weggestreept.

4. Uitstellen 

Leer je bewust te worden van activiteiten die je uitstelt. Elk van deze activiteiten vraagt een zorgvuldige analyse van de reden waarom jij deze activiteit uitstelt. Een manier om dit te doen is je voor te stellen dat je deze activiteit uitvoert en daarbij na te gaan wat je ervan weerhoudt om dit te doen. Wees vooral attent op het uitstellen van moeilijke taken met een hoge prioriteit.

5. Eén taak 

Dwing jezelf om voortaan met één taak tegelijkertijd bezig te zijn.

6. Pauze, werk, vrije tijd 

Plan pauzes in. Stel voor jezelf het aantal werkuren vast en houd je hieraan. Benut de vrije tijd en pauze ook daadwerkelijk als vrije tijd (niet als extra werktijd).

7. Tijdrovende, dagelijkse taken 

De meeste tijd verdwijnt in onbelangrijke, tijdrovende taken zoals administratie etc. Zoek oplossingen om de tijdsinvestering in deze taken te reduceren, bijvoorbeeld door taken te delegeren.

Wees je ervan bewust dat deze taken vaak wel gestructureerd zijn maar het echte nadenkwerk en creatieve taken met een hoge prioriteit vaak niet. Zoek middelen om de dagelijkse, repetitieve taken te reduceren en plan en structureer jouw tijd voor moeilijke taken met een hoge prioriteit (zie ook tip 1).

8. We-hebben-het-altijd-zo-gedaan-syndroom 

Een aantal taken kan net zo efficiënt worden uitgevoerd in minder tijd door een nieuwe en andere aanpak. Ga na of dit het geval is bij steeds terugkerende taken. Vermijd dit “We-hebben-het-altijd-zo-gedaan-syndroom”.

9. Bureau 

Een niet opgeruimd bureau leidt af, je pakt een notitie op of ziet een brief liggen terwijl je daar feitelijk helemaal niet mee bezig was. Sterker nog, een niet opgeruimd bureau nodigt uit tot herhaling: je blijft bezig met de notitie of brief maar stelt een daadwerkelijke aanpak of reactie uit. Je blijft aarzelen tussen er wel en er niet iets mee doen. 

Time Management is ook je bureau opruimen

Ruim daarom jouw bureau ook op. Schaf twee postbakjes aan, één voor prioriteit, stukken waarmee je vandaag of morgen aan de slag gaat en één voor uitgaande post. Alle stukken verdwijnen óf in de prioriteitenbak óf worden opgeborgen óf verdwijnen in de prullenbak. 

Ontwikkel een opbergsysteem: schaf hangmappen, ruitertjes en een archiefkast of -lade aan. Relevante onderwerpen worden gerubriceerd en op de ruitertjes vermeld: bijv. ‘financieel overzicht’, ‘bestuursvergadering’, ‘outplacementproject’, e.a.

Loop alle stukken door op uw bureau en in kasten en laden. Zorg vervolgens ervoor dat er geen stapels meer op uw bureau gaan ontstaan (zie ook punt 9). Leg dingen altijd op dezelfde plaats terug.

10. Post 

Binnenkomende post: iedereen lijkt een soort van verrassing te verwachten bij de binnenkomende post. Ten onrechte. Reduceer drastisch de tijd die je aan inkomende post besteedt. Probeer alle binnenkomende post effectief af te handelen.

Stelregel: “Elk stuk mag ik maar één keer in mijn handen hebben en daarna moet ik er wat mee doen”

Bekijk ieder nieuw stuk globaal en beslis: Moet ik er nu iets mee doen? Is het van belang, maar niet op dit moment? Is het niet van belang? Bij 1: doe er dan iets mee, (prioriteitbak); Bij 2: berg het op, zodat u het gemakkelijk kunt terugvinden (opbergsysteem); Bij 3: in de prullenbak.

“Vermijd stapels papier op uw bureau. Spreek af met collega’s dat onnodige post voortaan achterwege gelaten kan worden”

Uitgaande post: Bij de beantwoording van brieven de volgende procedure toepassen: schrijf jouw antwoord onder aan de brief. Verontschuldig je eventueel voor het feit dat je niet de tijd gevonden hebt om uw antwoord in een keurige brief op te stellen. Kopieer de brief en stuur het origineel terug. Wanneer herinneringen van een eerdere brief verstuurd moeten worden, neem dan het origineel, voeg een bijgekrabbelde noot toe en verstuur de oorspronkelijke brief nogmaals.

Time management is ook ‘nee’ zeggen

‘Nee’ zeggen: Oefen met ‘nee’ zeggen tegen verzoeken die aan je gedaan worden. Wanneer je geneigd bent ‘ja’ te zeggen op een verzoek tot iets waartoe je feitelijk niet verplicht bent, leer dan jezelf af te vragen waarom je ja wil zeggen.

“Wil jij jouw eigenwaarde hiermee vergroten? Vind je het moeilijk om nee te zeggen? Is het op langere termijn echt van belang dat je nu deze taak op u neemt?”

Zeg snel ‘nee’

Tip: Zeg snel nee. Naarmate je de ander meer en meer het verzoek laat toelichten, wordt het voor jou moeilijker om nee te zeggen.

Zeg nee en voeg een feitelijke en gesloten samenvatting toe, bijv: ‘Nee, ik moet voor morgen dit rapport af hebben’. Of zeg nee en voeg een alternatief toe, bijv: Nee, maar wil je morgen om drie uur terugkomen’.

“Wanneer je twijfelt, zeg dan dat je erover na wilt denken en er op terug zult komen. Overtuig de anderen ervan dat jouw tijd niet onbeperkt is”

11. Telefoongesprek 

Uitgaand: Maak gebruik van de telefoon wanneer deze correspondentie of een bezoekje kan vervangen. Bedenk van tevoren welke punten besproken dienen te worden. Bepaal hoe u begint.

Bijvoorbeeld: ‘Hans, heb je een minuut om even…’ Groepeer telefoongesprekken die gevoerd moeten worden en voer alle gesprekken achter elkaar. Wees kort en zakelijk aan de telefoon.

Binnenkomend: Bepaal hoe je begint: zeg ‘waarmee kan ik je van dienst zijn?’ en niet ‘Hoe gaat het met je?’ Rond het gesprek af door te recapituleren: ‘Goed, we hebben dus afgesproken dat… .’ of door jezelf te onderbreken: ‘Hans, ik… oh, wacht, ik heb nu geen tijd meer’.

“Wanneer je onderbroken wordt in jouw werkzaamheden, stel dan zo snel mogelijk voor dat je terugbelt op een tijdstip dat je alle tijd voor hem of haar hebt”

Bouw ‘storingsvrije uren’ in, d.w.z. uren waarin je de telefoon uitschakelt. Maak notities van punten die besproken moeten worden tijdens telefoongesprekken die je vandaag verwacht.

12. Storen 

Vraag jezelf als eerste af waarom jij je laat storen. Wat heeft je er tot nu toe van weerhouden iets tegen werkonderbrekingen te ondernemen? 

“Wellicht vind je dat niet collegiaal. Wellicht werk je op een ‘open-deur’ afdeling. Wellicht durf je geen nee te zeggen en zit je vervolgens te balen” 

Tip: Structureer de tijd waarin je gestoord mag worden. Stel bijvoorbeeld spreekuren vast of las niet-storen-periodes in.

“Blijf hoffelijk maar vraag naar de urgentie. Zeg nee en wees zuinig met oogcontact. Zeg nee en stel een alternatief voor. Bied geen stoel aan. Zeg ja, maar spreek een tijdslimiet af. Bijvoorbeeld “ik heb vijf minuten.” Sta op als de tijd verstreken is en blijf staan”

13. Instructies 

Zorg ervoor wanneer je instructies of vitale informatie krijgt, dat je deze begrijpt. Check of je alles begrepen hebt. Maak notities wanneer je niet zeker weet of je het onthoudt.

“Wanneer je instructies of vitale informatie geeft, neem de tijd om alles precies uit te leggen, check of de ander het daadwerkelijk begrepen heeft. Informeer na enige tijd naar de vorderingen of leg al een afspraak vast om vorderingen te bespreken”

14. Oefen met delegeren van taken 

Waarom niet? Delegeren van taken heeft een aantal belangrijke voordelen: je kunt bepaalde taken uit handen geven. Je leert een ander vertrouwen of je leert de ander hoe de taak het beste uitgevoerd kan worden.

Ga voor jezelf na wat jouw redenen zijn om bepaalde taken niet te delegeren.

“Je vindt het leuk om het zelf te doen? Je bent er goed in, een ander niet? Je doet de taak zelf uit gewoonte? Je bent de enige die het kan? Je ontkomt op deze wijze aan ander werk? Je durft een ander hiervoor niet te vragen? Het behoort tot jouw werk?”

Ga na of deze redenen nu wel zo valide zijn. Aanpak: Bekwaam je in het delegeren van taken. Overweeg hoeveel tijd je kwijt bent aan het geven van instructies. Bepaal bovendien het niveau van vrijheid van de ander. Bijvoorbeeld:

“Graag wil ik dat je het als volgt gaat doen…” 

“Overleg even met me als zich voordoet, voordat je verder gaat.” 

“Ik hoor het wel als er problemen zijn.” 

Bedenk dat je de taak weliswaar delegeert, maar dat je verantwoordelijk bent voor de controle op de gedelegeerde taak. Ga daarom zorgvuldig na of de ander al jouw instructies begrepen heeft.

“Informeer verder naar het verloop van de taak of spreek evaluaties af. Bedenk dat je een deel van jouw bevoegdheden overdraagt, maar de verantwoordelijkheid behoudt” 

15. Vergaderingen, als lid:

Bestudeer de notulen. Maak van tevoren notities van punten die je wilt bespreken of waarvan je verwacht dat ze besproken gaan worden. Stel van tevoren doelen op die je tijdens de vergadering wilt bereiken.

15 a Vergaderingen, als voorzitter: 

Voorbereiding: Stel voor jezelf doelen op die je tijdens de vergadering wilt bereiken. Peil voor de vergadering stemming en opvattingen om vertraging tijdens de vergadering te voorkomen. Zorg voor geheugensteuntjes als de vergadering wordt gehouden op een ongewone plaats of tijd.

Verstuur tijdig de agenda en relevante stukken. Overweeg of de eventuele agendapunten wel via een vergadering besproken moeten worden of dat overleg via telefoon of mail niet eveneens mogelijk is.

Agenda: Vermeld op de agenda (of tijdens de bespreking) het doel van elk agendapunt. Vier doelen kunnen onderscheiden worden:

•  brainstormen 
•  informatie geven/ontvangen 
•  mening vormen/adviseren 
•  besluitvormen

Als het doel van een agendapunt aan de deelnemers duidelijk is, kan er gericht worden vergaderd. Non-agendapunten: vervang ‘rondvraag’ en ‘wat verder ter tafel komt’ door

‘vaststellen van de agenda’. Concretiseer mededelingen in de agenda (van wie, over wat?) Vervang notulen vorige vergadering door ‘vaststellen notulen vorige vergadering’.

Stijl: gebruik open vragen i.p.v. gesloten vragen wanneer je meningen wilt. Spring als voorzitter gedoseerd om met jouw eigen mening. Houd de vergadering levendig.

Tijd: begin op de aangegeven tijd. Wacht niet totdat iedereen er is. Bepaal van tevoren hoeveel tijd aan ieder agendapunt besteed kan worden. Houd de tijd in de gaten. Luister goed en vat goed samen. 

Stel voor ‘het hier voorlopig bij te laten’ als er te lang en te weinig effectief bij een bepaald punt wordt stilgestaan. Sluit de agenda af op het aangegeven tijdstip of eerder. Actiepunten: maak notities van actiepunten en maak ze operationeel: Wie, wat, wanneer?

16. Lezen 

Het efficiënt lezen van stukken kan belemmerd worden door een aantal factoren:

• vocaliseren: de gelezen woorden worden zachtjes uitgesproken of in gedachten ‘gehoord’.
• subvocaliseren: de lezer herhaalt in gedachten de woorden van de tekst.
• het idee dat u ieder detail uit het stuk moet kunnen reproduceren.
• teruglezen: ieder gedeelte van de tekst dat niet onmiddellijk duidelijk is, wordt direct herlezen.
• hoofdpijn, vermoeidheid, concentratieproblemen

“Tip: lees alle stukken eerst oriënterend door en beslis: moet ik er nu iets mee doen, is het van belang, maar niet op dit moment, of is het stuk onbelangrijk?”

Leer vocaliseren en subvocaliseren af. Stop met direct teruglezen, maar lees vooruit. Leer af dat alle stukken tot in de puntjes onthouden moeten warden en dat daartoe langzaam gelezen moet worden.

Ervaren lezers lezen snel. Lees selectief. Via een snelle oriëntatie bepaal je wat de moeite waard is om later nog eens door te lezen. Dit wordt opgenomen in de planning.. Lees belangrijke stukken met een marker of pen. Dit verhoogt jouw concentratie en vergroot de toegankelijkheid van de tekst bij herlezing.

17. Schrijven

Het efficiënt opstellen van een rapport of notitie kan belemmerd worden door een aantal zaken:

• schrijfangst, waarschijnlijk ontstaan door eerdere negatieve feedback op schrijfwerk, maar wellicht in stand gehouden door mythen en belemmerend gedrag.
• mythen: een goede schrijver zet zijn stuk in één keer op papier, ik ben nu eenmaal een slecht schrijver (en daaraan is niks te doen), etc.
• belemmerend gedrag: uitstellen van schrijfwerk, beginnen zonder structuur, beginnen met de definitieve versie, kritisch iedere vorige zin corrigeren, plechtstatig en moeizame woordkeuze en vermijding van stelligheid resulterend in ingewikkelde en verhullende zinnen.

Aanpak: Bepaal op welke momenten van de dag je het fitst bent om schrijfwerk te verrichten en reserveer deze momenten hiervoor. 

“Begin met nadenken en maak een kladversie. Zonder je druk te maken om de formulering, begin je de inhoud van jouw rapport te inventariseren: waar gaat het over, welke onderdelen moeten aan bod komen, wat moet zeker vermeld worden, welke boodschap moet zeker overkomen?”

Voorlopige structuur

In deze informatie gaat u vervolgens een voorlopige structuur aanbrengen (NB. Structuur zit beslist niet alleen vervat in de volgorde van de stukken tekst, maar ook in het gebruik van zogenaamde structuurwoorden zoals: zoals, en, daarom, daardoor, toch, maar, hoewel, vervolgens, ten eerste, niet alleen … maar ook, enerzijds … anderzijds).

Vervolgens wordt de kladversie voor een uur of een dag weggelegd. Je pakt het schrijfwerk weer op door de kladversie door te lopen, verbeteringen of toevoegingen aan te brengen en overbodige stukken weg te strepen.

“Begin dan aan de definitieve versie en schrijf deze zoveel mogelijk in een keer af. Lees deze definitieve versie nog eenmaal door en breng zo nodig correcties aan. Leg deze versie ter controle voor aan een ander”

Tip: Besteed aandacht aan een heldere inleiding, waarin je vermeldt waarvoor dit rapport bedoeld is en hoe het rapport is opgebouwd.

“Neem altijd notie van feedback van anderen op jouw schrijfstijl. Maak gebruik van vrienden/collega’s om jouw schrijfstijl te verbeteren”

18. Interessant werk van anderen 

Verdiep je niet in interessant werk van anderen. Na het lezen van deze 18 strategieën kies je een drietal adviezen uit die je zou kunnen gebruiken. Noteer nu per advies een of enkele manieren waarop je dit in de praktijk zou kunnen toepassen.

Moeten, kunnen en mogen 

Een handig hulpmiddel bij het stellen van prioriteiten is het indelen van activiteiten in zaken die moeten, kunnen of mogen. 

Moeten heeft betrekking op onlosmakelijke aspecten van een taak of functie, die een eisend karakter hebben. Bijvoorbeeld: voor een conducteur is het onvermijdelijk dat hij kaartjes moet knippen.

Kunnen heeft betrekking op randvoorwaarden of grenzen waarbinnen een taak of werk moet worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: de programmeur heeft een computer nodig om zijn werk te kunnen uitvoeren.

Mogen heeft betrekking op werkzaamheden waarvoor iemand zelf kiest. Bijvoorbeeld: een verpleegkundige die ervoor kiest lid te worden van de medezeggenschapsraad.