Alles over feedback geven en ontvangen

Feedback is een krachtig instrument dat de groei en ontwikkeling van individuen en organisaties kan stimuleren. Het biedt waardevolle inzichten, bevordert communicatie en draagt bij aan het bereiken van doelen. Of je nu feedback wilt geven aan een collega, een vriend, een partner of zelf feedback wilt ontvangen, het begrijpen van de kunst van feedback is essentieel.

Bekrachtigende vraag: Hoe kan ik deze feedback maximaal gebruiken om er een optimaal leermoment van te maken?

Groei Geluk: Neem de tijd om de rode draad te ontdekken in de feedback die je krijgt. Welke herhalende boodschappen krijg je terug uit jouw omgeving? 

In deze gids verkennen we verschillende aspecten van feedback, inclusief de verschillende soorten feedback, tips voor het geven en ontvangen van feedback, modellen die worden gebruikt en valkuilen om te vermijden.

De kracht van Feedback

Feedback is veel meer dan alleen kritiek leveren. Het is een waardevol instrument voor groei en ontwikkeling. Het kan motiveren, inspireren en inzichten bieden die anders mogelijk over het hoofd worden gezien. Het begrijpen van de kracht van feedback is de eerste stap naar effectieve communicatie.

Soorten Feedback

Er zijn verschillende soorten feedback die we kunnen gebruiken, afhankelijk van de situatie en het doel. We verkennen enkele veelvoorkomende soorten feedback, waaronder constructieve feedback, positieve feedback, 360-graden feedback en feedforward. Elk type feedback heeft zijn eigen unieke kenmerken en voordelen.

Constructieve feedback

Constructieve feedback is gericht op groei, ontwikkeling en verbetering. Het is specifiek, gericht op gedrag en biedt suggesties voor verandering. Bij het geven van constructieve feedback is het belangrijk om de focus te leggen op het gedrag of de acties van de persoon, in plaats van op de persoon zelf. Hierdoor blijft de feedback constructief en vermijdt het het creëren van defensieve reacties. Constructieve feedback helpt individuen om hun sterke punten te benutten en zich bewust te worden van gebieden waarop ze kunnen groeien. Bijvoorbeeld: "Ik waardeer je harde werk en toewijding aan het project. Ik denk echter dat je meer kunt bijdragen aan het team als je proactiever bent bij het delen van je ideeën tijdens vergaderingen."

Positieve feedback

Positieve feedback is gericht op het erkennen en versterken van positieve prestaties, gedragingen of resultaten. Het is bedoeld om waardering te uiten en motivatie te versterken. Positieve feedback kan iemand aanmoedigen om op dezelfde weg door te gaan en hun prestaties verder te verbeteren. Het is belangrijk om positieve feedback specifiek en oprecht te maken, zodat het betekenisvol is voor de ontvanger. Bijvoorbeeld: "Ik wil je complimenteren met je uitstekende presentatie van vanochtend. Je had een duidelijke structuur en je boodschap kwam krachtig over. Je hebt echt indruk gemaakt op het publiek."

360-graden feedback

360-graden feedback is een feedbackproces waarbij feedback wordt verzameld van verschillende belanghebbenden die betrokken zijn bij het werk van een individu, zoals collega's, leidinggevenden, ondergeschikten en klanten. Het doel van 360-graden feedback is om een breder perspectief te krijgen op de prestaties, vaardigheden en gedragingen van een persoon. Het biedt een holistisch beeld van iemands sterke punten en ontwikkelpunten. Het is belangrijk dat 360-graden feedback vertrouwelijk en constructief wordt gegeven, zodat het bijdraagt aan groei en ontwikkeling. Bijvoorbeeld: "Ik waardeer je inzet en toewijding aan het team. Sommige collega's hebben echter aangegeven dat ze graag meer open communicatie van jou zouden zien tijdens vergaderingen. Misschien kunnen we samenwerken om deze vaardigheid verder te ontwikkelen."

Feedforward

Feedforward is een vorm van feedback die gericht is op de toekomstige prestaties en verbetering. In plaats van terug te kijken op het verleden, wordt feedforward gebruikt om suggesties en ideeën te geven over hoe iemand zijn toekomstige prestaties kan verbeteren. Het benadrukt groeimogelijkheden en biedt een positieve benadering om individuen te motiveren om stappen te zetten naar succes. Bijvoorbeeld: "Ik denk dat je geweldige vaardigheden hebt om anderen te inspireren. In de toekomst zou je kunnen overwegen om meer interactieve workshops te organiseren, waarin je mensen actief betrekt en ze de gelegenheid geeft om hun eigen ideeën te delen. Dit zal je helpen om een nog grotere impact te hebben."

Door het begrijpen en toepassen van deze verschillende vormen van feedback kun je communicatie effectiever maken en bijdragen aan de groei en ontwikkeling van zowel individuen als teams. Het is belangrijk om feedback altijd respectvol, constructief en gericht op groei te geven, ongeacht het type feedback dat wordt gebruikt.

Het geven van Feedback

Het geven van effectieve feedback is een kunst op zich. We delen enkele belangrijke tips om feedback op een constructieve en respectvolle manier te geven. Dit omvat het focussen op specifiek gedrag, het geven van voorbeelden, het gebruik van een evenwichtige benadering en het aanbieden van suggesties voor verbetering. We introduceren ook enkele populaire feedbackmodellen, zoals het SBI-model (Situation-Behavior-Impact) en het COIN-model (Context-Observer-Impact-Next Steps), die kunnen helpen bij het structureren van feedbackgesprekken.

Hier is een uitleg van het SBI-model en het COIN-model, twee populaire feedbackmodellen die worden gebruikt om gestructureerde en effectieve feedbackgesprekken te faciliteren:

SBI-model (Situation-Behavior-Impact)

Het SBI-model is een eenvoudig maar krachtig feedbackmodel dat helpt bij het structureren van feedbackgesprekken. Het model bestaat uit drie elementen: de situatie, het gedrag en het effect.

• Situatie: Begin met het beschrijven van de specifieke situatie waarin het gedrag heeft plaatsgevonden. Dit helpt de ontvanger van de feedback om de context te begrijpen en zich te richten op een specifiek voorval.
• Gedrag: Beschrijf vervolgens het waargenomen gedrag van de persoon. Wees specifiek en objectief bij het beschrijven van het gedrag. Vermijd het geven van algemene of vage opmerkingen.
• Effect: Eindig met het bespreken van het effect van het gedrag op jou, het team of de organisatie. Benoem de positieve of negatieve impact van het gedrag op de situatie of de prestaties. Dit helpt de ontvanger te begrijpen waarom het gedrag belangrijk is en welke gevolgen het heeft.

Bijvoorbeeld

"Tijdens onze teamvergadering (situatie) merkte ik op dat je constant je telefoon aan het checken was en afgeleid leek (gedrag). Hierdoor voelde ik me alsof mijn bijdragen niet werden gewaardeerd en dat de vergadering minder productief was (effect)."

Het SBI-model biedt een duidelijke structuur voor het geven van feedback en helpt bij het communiceren van observaties en impact op een constructieve manier.

COIN-model (Context-Observer-Impact-Next Steps)

Het COIN-model is een feedbackmodel dat de nadruk legt op het verkennen van de context en het begrijpen van de impact van het gedrag. Het model bestaat uit vier elementen: de context, de waarnemer, de impact en de volgende stappen.

• Context: Beschrijf de context waarin het gedrag heeft plaatsgevonden. Dit omvat de specifieke omstandigheden, projecten of situaties waarin het gedrag relevant is.
• Waarnemer: Geef aan wie het gedrag heeft waargenomen. Dit benadrukt de objectiviteit van de feedback en maakt duidelijk wie de feedback geeft.
• Impact: Bespreek de impact van het gedrag op de situatie, de relatie of de prestaties. Dit kan zowel positieve als negatieve gevolgen omvatten. Het benoemen van de impact helpt de ontvanger de gevolgen van hun gedrag te begrijpen.
• Volgende stappen: Eindig met het suggereren van mogelijke volgende stappen. Dit kan advies, suggesties voor verbetering of een discussie over mogelijke oplossingen omvatten.

Bijvoorbeeld

"In de vergadering van gisteren (context) heb ik gemerkt dat je consistent nieuwe ideeën naar voren bracht en verschillende perspectieven bood (waarnemer). Dit leidde tot een creatieve en stimulerende discussie binnen het team (impact). Misschien kunnen we deze aanpak vaker gebruiken om meer innovatieve oplossingen te genereren (volgende stappen)."

Het COIN-model helpt om de bredere context van het gedrag te begrijpen en biedt een structuur voor het verkennen van mogelijke volgende stappen en verbeteringen.

Beide modellen, het SBI-model en het COIN-model, bieden structuur en richtlijnen voor het geven van effectieve feedback. Ze helpen bij het creëren van een constructieve en waardevolle feedbackervaring voor zowel de gever als de ontvanger van de feedback.

De Shit-Sandwich

In de context van feedback geven wordt de term "shit sandwich" gebruikt om een bepaalde aanpak te beschrijven waarbij positieve feedback wordt gevolgd door negatieve feedback en vervolgens weer wordt afgesloten met positieve feedback. Het idee achter de "shit sandwich" is om de negatieve boodschap te verzachten door deze tussen twee lagen positieve feedback te plaatsen, vergelijkbaar met een sandwich waarbij de negatieve feedback het "shit" deel is.

Deze aanpak wordt soms gebruikt om te proberen de ontvanger van de feedback te beschermen tegen het negatieve aspect ervan, in de hoop dat ze de boodschap beter kunnen accepteren. Het doel is om de feedback evenwichtig te laten lijken en de ontvanger niet ontmoedigd of defensief te laten voelen.

Bijvoorbeeld, een "shit sandwich" aanpak voor het geven van feedback over een presentatie kan er als volgt uitzien:

• Positieve feedback: "Je hebt een goede inleiding gegeven en je hield oogcontact met het publiek. Je hebt ook de belangrijkste punten duidelijk uitgelegd."
• Negatieve feedback: "Ik denk echter dat de visuele ondersteuning van je presentatie verbeterd kan worden. De dia's waren soms onduidelijk en er was te veel tekst."
• Positieve feedback: "Aan de positieve kant vond ik dat je veel energie toonde en je enthousiasme over het onderwerp was aanstekelijk."

Hoewel de intentie achter de "shit sandwich" aanpak goedbedoeld kan zijn, heeft het enkele nadelen. Het kan leiden tot verwarring bij de ontvanger, omdat de negatieve boodschap soms wordt verzacht en niet voldoende aandacht krijgt. Het kan ook de waarde van de positieve feedback verminderen, omdat de ontvanger zich bewust kan zijn van de negatieve boodschap die volgt.

In plaats van de "shit sandwich" aanpak wordt vaak aangeraden om feedback op een eerlijke en directe manier te geven, waarbij de focus ligt op specifiek gedrag en het aanbieden van constructieve suggesties voor verbetering. Het is belangrijk om open en respectvol te communiceren, zodat de ontvanger de boodschap beter kan begrijpen en er effectief op kan reageren.

Piramide van Dilts in feedbackgesprekken

De piramide van Dilts is een model dat wordt gebruikt in de neurolinguïstische programmering (NLP) en biedt een structuur voor effectieve communicatie en het begrijpen van gedrag op verschillende niveaus. Het model kan ook worden toegepast in feedbackgesprekken om diepgaand inzicht te krijgen in het gedrag van een persoon en om constructieve feedback te geven. Hier is hoe het kan worden toegepast:

Omgeving (Environment)

Begin het feedbackgesprek door de omgeving in overweging te nemen. Creëer een veilige en ondersteunende ruimte waarin de persoon open kan staan voor feedback. Dit kan een rustige en vertrouwelijke setting zijn, waarin beide partijen zich comfortabel voelen om vrijuit te spreken.

Gedrag (Behavior)

Beschrijf specifiek het gedrag dat je wilt bespreken. Zorg ervoor dat je objectief bent en richt je op feitelijke waarnemingen. Vermijd generalisaties of vage bewoordingen. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Je bent altijd te laat", kun je zeggen "Je bent de afgelopen week vijf minuten te laat gekomen voor twee vergaderingen."

Vaardigheden en capaciteiten (Capabilities)

Onderzoek de vaardigheden en capaciteiten van de persoon op het specifieke gebied waarop je feedback geeft. Identificeer sterke punten die ze kunnen gebruiken om het gewenste gedrag te verbeteren. Moedig de persoon aan om hun potentieel te benutten en eventueel aanvullende vaardigheden te ontwikkelen.

Overtuigingen en waarden (Beliefs and Values)

Onderzoek de overtuigingen en waarden die van invloed kunnen zijn op het gedrag van de persoon. Dit is een dieper niveau van zelfbewustzijn en kan helpen begrijpen waarom iemand bepaalde acties onderneemt. Probeer te ontdekken welke overtuigingen mogelijk beperkend zijn en welke versterkend kunnen werken. Stimuleer positieve overtuigingen en identificeer eventuele belemmerende overtuigingen die de persoon kan hebben.

Identiteit (Identity)

Dit niveau richt zich op de kernidentiteit van de persoon. Onderzoek hoe het gedrag in overeenstemming is met hun identiteit en zelfbeeld. Moedig de persoon aan om zich bewust te worden van hoe hun acties passen bij wie ze willen zijn en welke impact het heeft op anderen. Dit kan helpen bij het bevorderen van persoonlijke groei en ontwikkeling.

Door de piramide van Dilts als leidraad te gebruiken, kun je een gestructureerd en holistisch feedbackgesprek voeren. Door alle niveaus te verkennen, kun je diepgaande inzichten krijgen en de persoon helpen groeien op verschillende aspecten van hun gedrag en zelfbewustzijn. Het helpt ook om feedback te geven op een manier die constructief is en gericht is op groei en ontwikkeling.

Het ontvangen van Feedback

Het ontvangen van feedback kan soms uitdagend zijn, vooral als het negatief is. We bespreken belangrijke tips voor het effectief ontvangen van feedback, waaronder het openstellen voor feedback, actief luisteren, het stellen van verhelderende vragen en het tonen van waardering voor de input. Het ontwikkelen van een groeimindset en het zien van feedback als een kans om te leren zijn cruciaal voor persoonlijke ontwikkeling.

Valkuilen en fouten bij Feedback

Hoewel feedback waardevol kan zijn, zijn er ook valkuilen en fouten die vermeden moeten worden. We identificeren en bespreken enkele veelvoorkomende fouten bij feedback, zoals het geven van vage feedback, het maken van aanvallende opmerkingen, het negeren van positieve aspecten en het niet reageren op feedback. Door deze valkuilen te vermijden, kunnen we de effectiviteit van onze feedback verbeteren.

Feedback in specifieke contexten

Feedback speelt een belangrijke rol in verschillende contexten, zoals de werkplek, onderwijs en persoonlijke relaties. We verkennen hoe feedback wordt toegepast in deze specifieke contexten en benadrukken de unieke uitdagingen en kansen die zich voordoen. Daarnaast bespreken we het belang van het opbouwen van een feedbackcultuur in organisaties en de rol van leiderschap bij het bevorderen van open communicatie.

Feedback en zelfreflectie

Feedback kan ons ook aanzetten tot zelfreflectie en zelfevaluatie. We bespreken het belang van zelfreflectie bij het interpreteren van feedback, het stellen van doelen voor persoonlijke groei en het nemen van verantwoordelijkheid voor onze acties. Het combineren van feedback met zelfreflectie versterkt het leerproces en stelt ons in staat om effectieve veranderingen aan te brengen.

Conclusie

Feedback is een waardevol hulpmiddel voor groei en ontwikkeling, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Door de kunst van feedback te begrijpen, kunnen we effectievere communicators worden en onze relaties versterken. Of je nu feedback geeft of ontvangt, de tips, modellen en valkuilen die we hebben besproken, zullen je helpen om feedback op een constructieve en waardevolle manier te benaderen. Onthoud dat feedback een geschenk is en dat het ons de mogelijkheid biedt om te groeien en te evolueren.