Effectief Communiceren

Een kindje dat leert lopen, stimuleer je door het bemoedigend toe te spreken en toe te knikken. Doe je dat niet, dan zal het veel langer duren voordat het kindje lopen kan. Zo is het ook met het gedrag van volwassenen. Wil je dat het vaker voorkomt, dan moet je het gewoon vaker ‘belonen’.

“In een gesprek is luisteren zo’n manier van belonen. Wanneer je luistert, geef je aandacht en toon je interesse”

Knikken, glimlachen, ja-zeggen, hummen, zijn manieren waarop je interesse kunt tonen. Dit stimuleert de ander door te gaan; hij voelt zich ‘beloond’ als het ware.

Voordat ik begin met mijn artikel wil ik je graag laten kennismaken met een geweldig boek over effectief communiceren van Natasja Loomans. Of ken je het boek al? Een must-have op het gebied van communicatie en beïnvloeden.

Effectief communiceren – inhoudsopgave:

6 Kenmerken van effectief communiceren

1. Kijk de ander aan: Kijken naar iemand is een manier om te laten zien dat je geïnteresseerd bent in de ander. Het is aan de andere kant ook zo dat wanneer je onafgebroken naar iemand staart, de ander zich ongemakkelijk gaat voelen. Het is dus belangrijk om te proberen te laten zien dat je luistert door op een natuurlijke manier naar de ander te kijken.
2. Toon interesse met en zonder woorden. Zonder woorden kun je door middel van jouw non-verbaal gedrag: jouw lichaamshouding, gebaren en gezichtsuitdrukking laten zien dat je luistert. Een ontspannen lichaamshouding is belangrijk, waarbij jij je naar de ander toewendt. Als het in het gesprek van pas komt, kun je bijvoorbeeld knikken, je wenkbrauwen optrekken, fronsen, glimlachen en ‘hummen’.
3. Herhaal wat de ander zegt in jouw eigen woorden. Ga na wat de ander heeft gezegd en probeer dit in eigen woorden en kort samen te vatten. (Als ik het goed begrijp…)
4. Ga in op het gevoel dat achter de woorden schuilt. Ga na welk gevoel er uit de woorden van anderen spreekt en breng dit gevoel onder woorden. (Hoe voelde jij je in die situatie?)
5. Vraag na wat je niet begrijpt. Wanneer je onzeker bent of je de ander goed begrepen hebt, vraag dit dan na. Doe niet alsof!
6. Ga in op spontaan gegeven informatie (hier ga ik later in dit artikel nog verder op in).

Actief luisteren tijdens een gesprek

Actief luisteren is een meer ‘gevorderde’ vorm van aandacht geven waardoor de ander wordt aangemoedigd verder te praten. En waardoor men tevens de mogelijkheid heeft om na te gaan of men de ander goed begrepen heeft.

“Actief luisteren kan je doen door de ‘boodschap’ die de ander aan jou wilt overbrengen nog eens in jouw eigen woorden kort te herhalen. Hiermee laat je merken dat je de ander goed begrijpt”

Actief luisteren voorbeeld nummer 1

Alain: ‘Vorige week ben ik naar de stad geweest om meubels uit te zoeken voor mijn nieuwe huis. Ik heb wel vijf verschillende meubelzaken bezocht en ben ook nog in een aantal zaken geweest om vloerbedekking uit te zoeken’.

Klaas: ‘Je bent dus goed actief geweest’. (actief luisteren) Alain: ‘Zeg dat wel! Maar aan het eind van de dag wist ik nog niet wat ik wilde hebben. De keus is zo groot dat het me duizelde’. Klaas: ‘Het is moeilijk om te kiezen als er zoveel is’. (actief luisteren) Alain: ‘Ja, ik denk dat ik gewoon de knoop door moet hakken’.

“Behalve ingaan op de inhoud van hetgeen de ander zegt, zoals in voorbeeld nummer 1, kun je ook ingaan op het gevoel dat achter de woorden van de ander ligt”

Actief luisteren voorbeeld nummer 2

Susan: ‘Ik zal wel nooit een andere baan krijgen’. Marie: ‘Dat zit je flink dwars hè?’ (actief luisteren) Susan: ‘Ja. Overal vragen ze je telefoonnummer achter te laten maar ze bellen nooit terug’. Marie: ‘Je denkt dat je met een kluitje in het riet wordt gestuurd’. (actief luisteren) Susan: ‘Precies. Waarom zeggen ze niet gewoon dat ze geen baan voor me hebben?’.

“Door in te gaan op het gevoel van de ander laat je eveneens merken dat jij hem begrepen hebt en je laat bovendien merken dat je de gevoelens van de ander aanvaardt”

VRAAG. Vergelijk nu ook de drie volgende voorbeelden: Welk antwoord zal het meest helpen in de volgende situatie?

Jouw dochtertje snijdt zich in haar vinger en begint te huilen. ‘Dat is niet zo’n grote snee’.

1. ‘Hou op met huilen!
2. ‘Zo veel pijn doet het niet’.
3. ‘Dat doet pijn, hè?’.

Een goede vriendin vertrouwt je toe: ‘Mijn baas heeft me gezegd dat ik niet snel genoeg werk en dat hij me ontslaat als daar geen verandering in komt’.

a: ‘Ik denk dat je er maar een schepje bovenop moet doen’.

b: ‘Laat je niet op de kop zitten. Je vindt wel een andere baan’.

c: ‘Dat klinkt alsof je baan veel voor je betekent en dat je hem niet graag kwijt zou raken.’

De eerste twee antwoorden bij ieder voorbeeld zeggen de ander hoe ze zich moeten voelen of wat ze moeten doen. Zulke reacties stellen de ander zelden tevreden. Het lijkt dan ook alsof men de gevoelens van de ander niet serieus neemt.

Het derde antwoord is steeds een poging tot actief luisteren. Dit heeft een totaal ander effect. Door de gevoelens van de ander zonder kritiek te aanvaarden zal de ander zich geaccepteerd voelen. Hierdoor is de kans ook groot dat hij meer zal gaan vertellen en dat de relatie zich verdiept.

“Wanneer je niet helemaal zeker bent of je de ander goed begrepen heeft, kun je het actief luisteren ook gebruiken als middel om verduidelijking te vragen”

Actief luisteren en verduidelijking vragen voorbeeld

Albert vraagt aan Simon of hij koffie wil. Simon reageert nogal kortaf: met geërgerde stem zegt hij ‘Nee’. Gedachte van Albert: zou hij boos op me zijn? Albert besluit dit uit te zoeken.

Albert: ‘Je reageert zo kortaf. Wat is er aan de hand?

Simon: ‘Neem me niet kwalijk, maar ik heb zojuist een parkeerbon gekregen en daar heb ik nogal de pest over in’.

Een praatje maken

Een veel gehoorde klacht, die wij via zelfvertrouwen.com binnen krijgen, is dat iemand een praatje zou willen maken, maar niet echt durft.

Mensen weten vaak niet hoe ze moeten beginnen, wat ze moeten zeggen of ze zijn bang dat ze zullen blozen of dichtklappen. Vaak spelen daarbij ook onredelijke gedachten een rol, bijvoorbeeld:

”Die ander is toch niet geïnteresseerd in mij, of: ik heb nooit iets leuks te vertellen, of: alles wat ik zeg moet geestig, intelligent of boeiend zijn”

Als jij dit soort gedachten ook hebt en deze hoge eisen aan jezelf stelt, maak jij het jezelf erg moeilijk om een praatje te maken. Dat is jammer, want het kan juist een bron van plezier zijn en kan tot van alles leiden. Bijna altijd iets positiefs!

Vaak zal blijken dat anderen het leuk vinden als jij een praatje met ze maakt. Als je een praatje wilt maken bijvoorbeeld op straat, op een feestje, op het werk, op een cursus, in de bus, denk dan aan de volgende 6 tips:

6 Tips bij het maken van een praatje

• Ga na of je hier een praatje wilt en kunt maken
• Kijk de ander aan
• Groet de ander
• Zeg iets over wat jullie beiden zien, horen of voelen
• Let op de reactie van de ander
• Ga daar op in, of rond het gesprek af.

Laat je niet ontmoedigen tijdens het maken van een praatje

Het kan voorkomen dat de ander niet zo’n behoefte heeft aan een praatje of dat het op dat moment niet zo goed uitkomt. Accepteer dat dan en laat je er niet door ontmoedigen. Jij hebt het in ieder geval geprobeerd. Een volgende keer komt het misschien beter uit of vindt die ander het juist leuk een praatje met jou te maken.

Stel open vragen om effectief te kunnen communiceren

Nadat je een ander gegroet hebt, kan je beginnen met een vraag als: ‘Hoe is het hier?’ Hoewel het leuk kan zijn zoiets van de ander te weten te komen, is het gevaar van vragen stellen dat het gesprek snel dood kan lopen als die ander jouw vraag maar kort beantwoordt.

Het is dan ook van belang om open vragen te stellen! Kenmerken van open vragen worden zal ik straks hieronder voor je noemen.

“Je kunt soms ook beginnen door eerst iets over jezelf te vertellen, bijvoorbeeld: ‘Mijn naam is… ik ben een nichtje van de gastheer en ik ken hier bijna niemand en jij?’. Het is dan gemakkelijk voor de ander om te reageren”

Als je niet weet wat je verder kunt zeggen of vragen, maak je daar dan niet te veel zorgen over en laat rustig even een stilte vallen. Als je probeert te ontspannen en je houdt oogcontact, is de kans groot dat er vanzelf weer iets bovenkomt bij jou of bij de ander.

Een aantal aanwijzingen en hulpmiddelen kunnen bijvoorbeeld voor jou zijn:

“Jij bent niet verantwoordelijk voor het maken van een doodnormaal praatje. Stiltes hoeven niet per definitie pijnlijk te zijn. Ontspan en relax. Het komt goed!”

4 Aandachtspunten bij het stellen van open vragen

1 De vraag is niet enkel met een ja of nee te beantwoorden.

2 Biedt geen keuzemogelijkheid aan (of – of).

3 Een open vraag begint meestal met de woorden: wat, hoe en waarom.

4 Na het stellen van de open vraag, geef de ander de tijd om na te denken.

Hoe ga ik in op spontane informatie?

Wanneer je met een ander praat over een bepaald onderwerp zal op een gegeven moment alles wel zo ongeveer gezegd zijn. Je bent dan uitgepraat over dat onderwerp. Maar dit hoeft zeker niet het einde te zijn van het gesprek.

Tijdens een gesprek zal een ander vrijwel altijd spontane informatie geven. Dit is informatie waar je niet om gevraagd hebt en die misschien ook niet direct met het gespreksonderwerp te maken heeft. Men kan het beschouwen als een soort van toegift.

Als je van deze spontane informatie gebruik maakt door er iets over te zeggen of door er vragen over te stellen, zal je merken dat er genoeg mogelijkheden zijn om het gesprek andere kanten op te sturen.

“Het gebruik maken van spontane informatie is een gebruikelijke manier om van onderwerp te veranderen zonder terug te hoeven naar het oorspronkelijke onderwerp. Er zijn maar weinig sociale gesprekjes die langer dan een paar minuten over één onderwerp gaan”

Voorbeelden van spontane informatie

Bekijk mijn onderstaande voorbeelden eens, waarbij de spontane informatie schuin gedrukt staat. Frank: ‘Je danst goed Mirjam. Heb je lang les gehad?’ Mirjam: ‘Nee, dit is mijn eerste les bij deze dansschool, maar toen ik in Amsterdam woonde danste ik vaak.’ Frank: ‘Heb je in Amsterdam gewoond? Hoe vond je het om daar te wonen?’

Je kunt ook terug gaan naar spontane informatie die je eerder voorbij hebt laten gaan. Belangrijk is wel dat je bij het ingaan op spontane informatie het goede moment kiest. Als iemand vertelt wat voor hem of haar belangrijk is, dan is het verstandig om pas op iets anders over te gaan wanneer het onderwerp afgerond is. Bekijk het onderstaande voorbeeld hoe het NIET moet.

Chris: ‘Ik moet binnenkort worden geopereerd aan mijn voet.

André: ‘Wat is er dan met je voet?’

Chris: ‘Ik heb met voetballen mijn enkelbanden beschadigd.’

André: ‘Speel je bij een voetbalclub?’

Tof dat je mijn artikel tot hier hebt gelezen. Probeer deze week eens te oefenen met het maken van spontane praatjes. Bedenk nu eens wat het ergste is wat er zou kunnen gebeuren? …valt wel mee hé? Gewoon doen!

Mocht je hier nog veel meer over willen bekijken, download dan mijn gratis boek met 50 tips via deze link. Een reactie of het delen van dit artikel wordt ook enorm gewaardeerd.

“De manier waarop we communiceren met anderen en met onszelf, bepalen uiteindelijk de kwaliteit van ons leven” ~Tony Robbins