15 tips om structuur aan te brengen in je leven

Structuur aanbrengen in jouw leven is niet voor iedereen even makkelijk. Sommige mensen zijn van nature meer geordend, meer gestructureerd dan anderen. Wil jij meer structuur in jouw leven? Na het doornemen van mijn 15 tips zal er zeker meer structuur in je leven ontstaan.

Ik vind trouwens alles wat Cynthia Schultz heeft uitgebracht geweldig! Als er iemand iets weet over hoe je structuur in je leven kan aanbrengen dan is het Cynthia wel.

Vaak afwezig

Ik hoorde lange tijd bij de categorie mensen die daar veel moeite mee heeft gekend. Ik was makkelijk afgeleid en vaak afwezig. Dit kreeg ik ook vaak van andere mensen als feedback te horen. Niet als punt van kritiek, maar als constatering.

Dit kan best lastig zijn, want door een gebrek aan orde en structuur in je leven, lukt het je niet altijd om op je zelf te vertrouwen en dat maakt je onzeker.

Structuur aanbrengen in je leven en Neurotransmitters

Een gebrek aan concentratievermogen is deels in je hersenen bepaald. Net als vele psychische klachten als depressies en angst. Het heeft te maken met hoe de neurotransmitters in je hersenen functioneren (1).

Daarnaast dragen allerlei geestelijke of lichamelijke problemen ook bij aan een laag concentratievermogen en daarmee je vermogen om controle en overzicht te houden in het dagelijks leven.

Wanneer je een groot gedeelte van de dag in je hoofd zit, bezig bent met piekeren dan blijft er minder ‘werkgeheugen’ over in de hersenen om je bezig te houden met praktische zaken.

‘Het leven is als het berijden van een fiets. Om je evenwicht te houden, moet je in beweging blijven’ ~ Albert Einstein

Jezelf beter gaan voelen

Ik heb een groot gedeelte van mijn leven geworsteld met geestelijke problemen. Door middel van verschillende therapieën ben ik me beter gaan voelen. Een bijkomend effect daarvan is dat ik minder afwezig ben, mij beter kan concentreren, meer structuur heb aangeleerd en daardoor ook minder chaotisch ben.

Ik stapte uit mijn koker en zag een hele nieuwe wereld voor mij open gaan. Concentratie oefeningen waren hiervoor niet nodig, het was puur het resultaat van me beter voelen.

‘Verander niet de mensheid, maar verander de structuur van je eigen geest en je eigen denkbeelden, en je verandert alles’ ~ Vachel Lindsay

Structuur aanbrengen en jouw werkgeheugen

Doordat er meer ruimte overbleef in mijn werkgeheugen, gebruikte ik deze ruimte om na te denken over een aantal praktische manieren om nog meer structuur te krijgen in mijn leven. Deze wil ik graag hier delen.

Een aantal hiervan zullen voor mensen die van nature meer gestructureerd zijn al bekend zijn, en niet veel om het lijf hebben, maar voor mensen die dagelijks veel last hebben van ernstig chaotisch gedrag kan het wel degelijk nuttig zijn, al leidt het maar tot een klein beetje beter functioneren in het dagelijks leven.

15 Tips om meer structuur in je leven aan te brengen

1. Leer routines aan in je leven

Ga bijvoorbeeld altijd op een vast tijdstip naar bed of neem altijd op een vast tijdstip je eerste kop koffie. Het voordeel van vaste routines is dat je altijd makkelijk voor jezelf kunt nagaan wat je dagelijks gedaan hebt. Het creëert rust, je kunt altijd op iets bekends terugvallen.

2. Probeer altijd datgene waar je mee bezig bent af te maken

Of stel voor jezelf een aantal minuten vast dat je met iets aan de slag gaat. Dit is ook een prima manier om voor jezelf een doel voor ogen te houden. Als je bijvoorbeeld aan het leren bent voor een tentamen, kun je met jezelf afspreken telkens exact een half uur in de boeken te houden en daarna een korte pauze in te lassen.

3. Bereid je ´s avonds goed voor op de volgende werkdag

Leg bijvoorbeeld je kleren die je de volgende dag wilt aandoen alvast netjes klaar zodat je ze de volgende ochtend als je nog niet helemaal uitgeslapen bent makkelijk kunt pakken. Zorg dat je tas de avond ervoor al is ingepakt en dat je brood gesmeerd is. Er is niets vervelender als in de ochtend nog een race tegen de klok te moeten voeren.

‘In voetbal is het simpel: je bent op tijd of je bent te laat. Als je te laat bent, moet je zorgen dat je op tijd vertrekt’ ~ Johan Cruijff

4. Zet reminders in je agenda

Maak aan het eind van de dag een kort lijstje in je telefoon waarin je aangeeft wat taken zijn voor de volgende dag. Zo kun je het voor jezelf loslaten omdat je weet dat het de volgende dag een melding tevoorschijn komt in je telefoon. Zet ze ook in volgorde van belangrijkheid. Veel mensen zetten aan het eind van hun werkdag een lijstje in hun werkagenda die vervolgens in de ochtend als eerste verschijnt.

5. Zet telkens terugkerende activiteiten in je agenda

Elke keer als ik een nieuw halfjaar pakket maandlenzen aanschaf zet ik zes maanden vooruit de datum vast waarop ik nieuwe maandlenzen moet indoen. Zo weet je dat dit altijd goed gaat. En je hoeft niet voor jezelf telkens de vraag te stellen. Is het alweer tijd om nieuwe lenzen in te doen? Je werkgeheugen houdt weer tijd over om zich met andere dingen bezig te houden.

6. Sla digitale documenten op in mappen op je laptop

Zodat je ze weer makkelijk terug kan vinden en niet elke keer terug hoeft naar je e-mailbox waarop je het document oorspronkelijk in toegestuurd hebt gekregen. Vaak kost het je dan tijd en moeite om het document er weer bij te vinden. Geef de map ook een makkelijke naam mee, zodat je ook weet waar je moet zijn.

7. Voorkom dat je onregelmatige werkzaamheden verricht in ploegendienst

Onlangs heb ik een tijdje in nachtdienst gewerkt. Natuurlijk zijn de verdiensten beter, maar het is zeker niet aan te raden. Je biologische klok raakt er helemaal door van slag, je slaapt slechter en het kan gevolgen hebben voor je stemming en concentratie. Bij mij was hier duidelijk sprake van. Vooral mensen die van nature aanleg hebben voor depressieve klachten is het af te raden.

8. Heb je een drukke periode op je werk?

Indien je de mogelijkheid hebt, kies er voor de verandering eens voor om een half uur of uur eerder te beginnen. Je kunt er dan uiteraard voor kiezen om ook weer vroeger weg te gaan. Ken je het gevoel dat je een taak die prioriteit heeft op je werk wilt afronden, maar dat mensen tegen je aan blijven praten? Als je extra vroeg op kantoor verschijnt heb je de mogelijkheid om even in alle rust je werk te doen.

‘Je kunt beter niets doen, dan druk te zijn met niets’ ~ Lao-Tse

9. Durf papier weg te gooien.

Vertrouw erop dat sommige informatie in je hoofd zit. Je kunt altijd nog iets uitprinten indien nodig.

10. Werk 1 voor 1

Indien je een drukke dag hebt en meerdere dingen op je lijstje hebt staan om te doen. Probeer deze taken dan één voor één af te handelen. Ga niet twee dingen tegelijk doen. Dat werkt onoverzichtelijk en maakt de kans op fouten groter. Probeer een inschatting te maken van de mate van belangrijkheid van elke taak en rond ze één voor één af. Een psycholoog wees mij ooit eens op de film The Martian, met in de hoofdrol Matt Damon. De film gaat over een astronaut die vast komt te zitten op de planeet Mars en een weg probeert te vinden om terug naar aarde te keren. Het geeft een prima voorbeeld van hoe je om moet gaan met de druk van meerdere complexe taken die in relatief korte tijd volbracht moeten worden.

11. Bereid ruim op tijd voor

Heb je een afspraak die voorbereid moet worden. Bereid deze dan ruim van te voren voor. En niet precies voordat je de afspraak hebt. Want stel nu dat er plotseling wat belangrijks tussen door komt wat prioriteit krijgt?

12. Maak altijd een lijstje in je telefoon als je boodschappen gaat doen.

Je zult de eerste niet zijn die denkt dat ie het op basis van een goed geheugen kan volbrengen. Wacht ook altijd even een extra half uurtje voordat je daadwerkelijk vertrekt. Vaak schiet er nog wat binnen. Dit kan ook handig zijn als je de deur uitgaat voor een afspraak. Er is bijna altijd wel iets wat je vergeet mee te nemen. Je zakdoekjes, je kauwgom, je handschoenen, je lippenbalsem. Bouw altijd even wat extra tijd in.

13. Ga je op een vaste dag en tijdstip sporten?

Maak een lijst in Word of op je telefoon die je altijd naloopt. Vaak helpt het ook om artikelen dubbel aan te schaffen, zoals douchegel en deodorant. Dan hoef je deze items niet elke keer uit je tas te halen en terug te zetten in de badkamer. Hierdoor loop je bovendien risico dat je ze de volgende keer weer vergeet.

14. Spreek met jezelf af dat je spullen die je ergens voor gebruik hebt, na afloop gelijk opruimt.

Zit je bijvoorbeeld voor de tv je ontbijt tot je te nemen? Ruim als je klaar bent gelijk je je bord en je glas op, voordat je weer besluit om verder te gaan met tv kijken. Blijf dit jezelf aanleren.

15. Leg spullen op vaste plekken neer.

Als je thuiskomt is er vast wel een vaste plek waar je altijd je sleutels of portemonnee kunt neerleggen.

Structuur in jouw leven door timemanagement

Een goede manier om meer structuur in je leven te krijgen is de methode van Timemanagement. Waar besteed jij je tijd aan?

In de praktijk lijkt dat de helft van de werktijd op gaat aan activiteiten die even tussendoor komen zoals e-mail, telefoontjes, spoedklussen en collega’s die ongevraagd binnenlopen. Trek je vervolgens van de resterende tijd je afspraken nog af, dan houdt je per dag maar zo’n twee uur over voor het echte werk.

Dat wordt problematisch als je – zoals de meeste mensen – je uren efficiënt wilt gebruiken. Geldt dat ook voor jou? Dan is het raadzaam je tijdsbesteding onder de loep te nemen.

Classificeer je activiteiten

Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria. -urgent en -belangrijk

Urgent-Belangrijk (kwadrant 1)

-Spoedklussen, crises, problemen, deadlines

Belangrijk-Niet urgent (kwadrant 2)

-Opbouwen en onderhouden van relaties, planning, administratie, opruimen

Niet belangrijk-Urgent (kwadrant 3)

-Sommige vergaderingen, mailtjes, telefoontjes, collega’s ie binnenlopen

Niet urgent-niet belangrijk (kwadrant 4)

-tijdverslinders als voortdurend checken van e-mail, social talk, uitstelgedrag (‘eerst een kopje koffie…..’)

Druk, Druk en Druk

Wie zijn tijd niet goed beheert, blijft steken in het eerste kwadrant. Druk met dingen die hier en nu aandacht vragen. Een fax die nu de deur uit moet, een plotseling ingelaste vergadering of een ontevreden klant die je onmiddellijk te woord moet staan.

De neiging is groot om aan ‘spoedklussen’ toe te geven. Heb je zo’n taak geklaard, dan levert dat namelijk een onmiddellijk gevoel van succes op. Wat vaak vergeten wordt, is jezelf de vraag te stellen of een vraag echt zo spoedeisend is of dat het een excuus is om niet aan de slag te gaan met het echte werk.

De kunst van timemanagement

De kunst is je tijd zo te organiseren dat het grootste deel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant: Daar bevindt zich namelijk het echt werk, bijvoorbeeld contacten met (nieuwe) klanten, het ontwikkelen van plannen en producten en het in de markt zetten van deze producten.

Uiteraard horen daar soms spoedklussen bij. Maar je houdt ze in toom door vooraf steeds te checken of een taak daadwerkelijk urgent is en of je hem per se zelf moet doen.

Niet alle activiteiten in kwadrant 2 zijn even belangrijk. Sommige klussen hebben een stipnotering, bijvoorbeeld omdat ze een bijdrage leveren aan het voortbestaan van je bedrijf. Andere werkzaamheden zijn weliswaar belangrijk, maar niet belangrijk genoeg om er voortdurend mee bezig te zijn. Denk aan administratie of officemanagement, onnodig om er voortdurende mee bezig te zijn. (2)

In dit artikel heb ik je veel info gegeven over structuur aanbrengen in jouw leven. Dit is belangrijk. Ook voor je zelfvertrouwen.

Bronnen:

• https://www.psychischegezondheid.nl/page/176/ontstaan.html
• https://www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/basis.html