Agenda leegmaken? 7 praktische tips voor het opschonen van je agenda!

Heb je het gevoel dat je wordt geleefd? Je agenda is een chaos; Met to do’s, verjaardagen, ideeën, vergaderingen, doorgehaalde afspraken en kattebelletjes. In een oogopslag inzicht krijgen lukt niet. Je krijgt het zelfs Spaans benauwd, omdat je het soms niet snapt wat er staat. Tja, hoog tijd om je agenda slimmer te organiseren en te beheren.

1. Werk met één agenda

Om zicht te houden op wat je thuis en op je werk moet doen, gebeurt het nogal eens dat er met meerdere agenda’s wordt gewerkt. Maar waarom? Is het niet overzichtelijker met één agenda te werken waarin je zowel je privézaken als werkafspraken noteert? Immers zo voorkom je dat je te veel dingen inplant, dubbele afspraken maakt of te krap plant.

2. Plan je agenda niet bomvol

Een volle agenda mag dan misschien interessant lijken, maar wat schiet je ermee op? Inderdaad onrust in je hoofd en spanning in je lijf. Streef ernaar dat je pakweg zo’n 60% van je tijd inplant voor actieve to-do taken. Laat de overige 40% open. Zo houd je speling voor losse eindjes, ad hoc klussen en andere onverwachte zaken.

3. Kies voor rust, reinheid en regelmaat

Agenda leegmaken? Pas dan ook de principes van rust, reinheid en regelmaat toe voor je agenda. Schrijf alleen harde tijd- en datumgebonden afspraken in je agenda. Zo weet je exact waar je elke dag aan toe bent. Het geeft rust en voorkomt dat je eerst allerlei vage ideeën, voornemens, taakjes en plannetjes moet ontrafelen voor je kunt beginnen met werken. Tegelijkertijd ziet je agenda er rein en geordend uit.

Weet je wanneer je het meeste werk verzet? In de ochtend of misschien wel de avond? Probeer dan een vast stramien te ontwikkelen zodat je een flow creëert en regelmaat krijgt in wat je doet. Het helpt om tijd over te houden.

4. Maak één lijst met taken. Het helpt je agenda leegmaken

Lijstjes met taken die je moet doen zijn handig. Maar als je to do’s bestaan uit post-its op je pc-monitor, rondslingerende lijstjes op je bureau en een takenprogramma in je mailbox dan is dat niet erg overzichtelijk. Daarbij werkt het niet rustig. Zet daarom je afspraken in je agenda en houd één takenlijst bij met wat je echt moet doen. Zorg dat je takenlijst realistisch is. Dus zet er niet meer klussen op dan je kunt doen op een dag. Formuleer je acties positief, actief en zo concreet mogelijk. Zo weet je altijd wat je moet doen, zorg je voor overzicht en het helpt je agenda leegmaken.

5. Eat that frog

Van uitstel, komt afstel. Het zorgt er op een gegeven moment voor dat het werk zich opstapelt en je niet toekomt aan je agenda leegmaken. Moet je een vervelend klusje doen? Begin er je dag mee en eat that frog, zoals Amerikanen zeggen. Of splits het karweitje op in kleine porties, zodat je telkens een stapje vooruit doet. Wat ook helpt is een kookwekker op je bureau zetten. Stel een tijd in die je aan dat vervelende karweitje wilt besteden. Zit de taak of je tijd erop? Geniet dan even van het fijne gevoel van weer een klusje klaar hebben.

6. Zet verleidingen tijdelijk uit

Je agenda leegmaken, lukt zeker niet als je telkens weer in de verleiding komt je mail, Twitter, Facebook, LinkedIn, WhatsApp et cetera te checken. Ze verstoren je focus, verminderen je productiviteit en dragen bij aan stress als je je taken niet tijdig af hebt. Wees je daarvan bewust. Kies ervoor om bijvoorbeeld een uurtje offline te werken. Hang een bordje niet storen tot … uur op je deur en zet je smartphone op stil, zodat bellers je voicemail kunnen inspreken. Zo kun je in alle rust en volledig geconcentreerd je werk doen.

7.  Plan een afspraak met jezelf

Altijd maar druk zijn en rondrennen, is voor niemand goed. Zo nu en dan moet je even gas terugnemen om op adem komen. Vind je dat lastig? Plan dan gewoon een afspraak met jezelf. Blok enkele uurtjes in je agenda en neem lekker tijd voor jezelf. Doe dingen die je fijn vindt. Luister naar muziek, lees een boek, ga naar de film, kook uitgebreid, pak een terrasje, maak een minitrip, enzovoort. Je doet jezelf hier een groot plezier mee. Je laat alle verplichtingen even achter je en komt tot rust. Het fijne ervan is dat je zo nieuwe energie krijgt voor je taken, productiever bent en je agenda leegmaken gaat ook een stuk vlotter.