Effectief communiceren op de werkvloer

Effectief communiceren op de werkvloer

Binnen menig bedrijf loopt het flink mis als het gaat om communicatie. Hoe communiceer je het meest effectief op de werkvloer? Wij geven een aantal praktische tips.

Communicatie gebeurt op heel veel verschillende niveaus. Daar gaat het al mis. We zenden een bepaalde boodschap uit en vervolgens verwachten we dat die boodschap ook op de juiste manier geïnterpreteerd wordt. Maar daartussenin zit heel veel ruis. Hoe kun je die ruis nu voorkomen?

Hoe het communicatie probleem bij de IMU is opgelost

Binnen de IMU is communiceren op de werkvloer de laatste tijd een actueel thema. Hoe meer mensen er in een organisatie zijn, des te vaker er haarscheurtjes ontstaan in de communicatie. Als je een taak uitbesteedt, ben je het zelf kwijt, maar zit de ander ermee. Je stuurt alvast een berichtje met een idee en gooit het zo over de schutting.

Als zender voelt het heel productief, want je hebt allerlei lijntjes uitgegooid. Voor de ander is het echter een onderbreking in zijn/haar focus. Je geeft iets aan iemand, waar hij/zij op dat moment even niets mee kan. Je moet dan maar geluk hebben dat die ander het onthoudt en er ook iets mee doet. In veel gevallen is dat niet zo.

Daar zit een gat in de communicatie. Als zender ben je het kwijt. Maar omdat de ander er op dat moment geen plek voor heeft, wordt het vergeten. Dit zorgt voor veel problemen, die allemaal te wijten zijn aan communicatie. Met hoe meer mensen je bent, des te groter dat probleem wordt.

Bij de IMU is het probleem opgelost door goede tools te gaan gebruiken, zoals Asana. Dat is een soort to-do-lijst waar je met het hele team in zit. Als Tonny een taak voor Martijn heeft die niet per se nu meteen hoeft, kan hij dat aan hem toewijzen via Asana. Daardoor gaat het niet meteen in zijn hoofd zitten, maar staat het wel op een veilige plek waar het niet vergeten wordt. Als hij er vragen over heeft, kan hij het bij die taak zetten. Je hoeft elkaar zo niet constant te onderbreken.

De basis van effectief communiceren

In de 25 jaar dat Albert trainingen in bedrijven geeft, zien bedrijven negen van de tien keer de communicatie als het grootste probleem. In veel gevallen is de communicatie zelf niet het echte probleem, maar zit er een probleem onder.

Om effectief te communiceren, moet er een vorm van verbinding zijn. Je moet de connectie voelen en elkaar vertrouwen. Dat is vaak al iets moeilijks. Je hebt een vierkant van vertrouwen nodig:

• Jij moet jezelf vertrouwen
• Jij moet de ander vertrouwen
• De ander moet zichzelf vertrouwen
• De ander moet jou vertrouwen

Wanneer er iets mis gaat op het gebied van communicatie, komt dat vaak doordat het in de basis al niet goed geankerd is. Hoe is de basis van vertrouwen? Zeg je wat je doet en doe je wat je zegt?

Mensen vertellen vaak een leugentje om bestwil. Ook zijn er geregeld politieke spelletjes op de werkvloer. Mensen willen hun eigen straatje schoonvegen. Dit soort praktijken dragen niet bij aan vertrouwen. Wil je beter gaan communiceren, dan moet je er in de kern voor zorgen dat de verbinding tussen jou en anderen op de werkvloer optimaal is.

Aangesproken op communicatie

Tonny werd een tijd terug aangesproken op zijn manier van communiceren. Als bedrijfseigenaar voelde dat heel confronterend. Zijn team sprak hem erop aan dat hij ze niet steeds appjes moest sturen. Dinsdag en donderdag werkt hij vast vanuit huis. Soms heeft hij op die dagen een supergoed idee waar hij zelf geen energie voor heeft. Dan appt hij het naar iemand anders.

Op een gegeven moment werd hij erop aangesproken dat de communicatie in het bedrijf niet meer zo werkte. Iedereen werkt nu met Asana waar alle taken in komen te staan. Die opmerking was best confronterend. Als je een bepaald gedrag van iemand anders wilt, moet je dat gedrag eerst zelf gaan vertonen.

Effectief communiceren begint bij jezelf

Om te zorgen dat er bij jou op de werkvloer effectief wordt gecommuniceerd, moet je eerst zelf het goede voorbeeld geven. Dat betekent dat je heel eerlijk moet zijn en je ook kwetsbaar moet kunnen opstellen. Dat valt in de praktijk vaak tegen.

In sommige bedrijfsculturen zijn eerlijkheid en kwetsbaarheid ver te zoeken. Er zit vaak enorm veel angst voor verlies. Mensen zijn bang hun status kwijt te raken. Ze proberen zich met hand en tand te verdedigen en daardoor zijn ze niet altijd even eerlijk. Mensen liegen omdat ze bang zijn voor verlies. Uiteindelijk vindt dat altijd zijn weerslag in de communicatie.

Als je jezelf inhoudt op wat voor reden dan ook, wordt dat vaak bij de ander neergelegd. “Mijn baas is zo dominant” of “Hij heeft nooit tijd”. Er worden zo nog duizenden smoezen bedacht om de confrontatie niet aan te gaan. Wanneer de communicatie niet goed werkt, zijn er eigenlijk maar drie mogelijkheden:

• Jij roept niet hard genoeg
• De ontvanger luistert niet voldoende
• Van allebei wat

Het enige waar jij zelf invloed op hebt, is dat je harder en duidelijker gaat roepen en jouw behoeften aangeeft. Begin met het geven van de dingen die je zelf graag wilt hebben. Stel, je zit in een cultuur waar slecht wordt gecommuniceerd omdat het er onveilig is. Wat kun je dan zelf doen om die veiligheid te verhogen?

Begin met het geven van de dingen die je zelf graag wilt hebben.

Misschien vind je dat het wat liefdevoller mag zijn op de afdeling. Bedenk je dan wat jij zou kunnen doen om daar een bijdrage aan te leveren. Mensen zijn geneigd om in eerste instantie iets van de ander te verlangen. Ze willen eerst dat de ander wat milder en normaler doet. Maar daar kun je lang op wachten. Als je zelf geen actie onderneemt, holt de communicatie in rap tempo achteruit.

Communiceren, knap lastig als je het druk hebt

Wanneer gaat communicatie nu het hardst achteruit? Bij de IMU is dat op het moment dat het druk wordt. Als het niet zo druk is wordt er genoeg gecommuniceerd. Er is dan ook de tijd om uitgebreid te communiceren. Als mensen druk zijn, zijn ze meer geneigd om zich terug te trekken op hun eigen eiland. Ze communiceren dan niet meer. Iedereen werkt dan een beetje langs elkaar heen. Voor je gevoel is het heel onnatuurlijk om te stoppen met werken en uitgebreid met elkaar te overleggen. Maar het is juist wat je op zo’n moment nodig hebt.

Eén weloverwogen meeting met elkaar of even goed afstemmen, geeft veel helderheid en maakt je veel slagkrachtiger dan wanneer je allemaal op je eigen eiland iets gaat doen. Dat soort dingen moet je inplannen. Je hoeft niet de hele dag door met elkaar te communiceren, maar je hebt wel bewuste momenten nodig om even op elkaar af te stemmen.

Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een dagelijkse stand-up waarin iedereen vertelt wat hij die dag gaat doen. Dat kan al in vijf minuten. Het is een soort van controle mechanisme waarin je elke dag hoort wat iedereen feitelijk aan het doen is en of het ook wel de bedoeling is dat ze daarmee bezig zijn. Als het momenteel niet goed loopt op het gebied van communicatie, kun je iets als een daily stand-up gaan inplannen.

Hoe herken je slechte communicatie?

Er komt heel veel ellende voort uit slecht communiceren. Op relationeel vlak, maar vooral ook binnen bedrijven. Miscommunicatie kost enorm veel tijd, geld en energie. Vaak begint het in de kern met de leidinggevende. Albert merkt met zijn training en coaching dat de opdrachtgever, de leidinggevende van het team, vaak de veroorzaker van het probleem is.

Een van de eerste signalen van slechte communicatie op de werkvloer, is dat er veel stress op de afdeling is. De spanning is voelbaar. Je merkt ook dat mensen zich gaan isoleren. Als je effectiever wilt communiceren, is het belangrijk dat je deze signalen gaat herkennen.

Wacht niet tot het mis gaat, maar neem zodra je de signalen herkent meteen actie. Als je ziet dat mensen zich gaan afzonderen, niet eerlijk durven zijn, bondjes gaan vormen en gaan roddelen, dan weet je dat er een probleem met de communicatie is. Wacht er niet mee en los het meteen op. Voor je het weet wordt het een self-fulfilling prophecy en zit je in een neerwaartse spiraal.

Als eigenaar van het bedrijf heb je vaak het idee bepaalde informatie niet voor iedereen openbaar moet zijn. Niet iedereen hoeft te weten wat de omzet is, welke voortgang er binnen het bedrijf is en waar je over twijfelt. Als je een gesprek met iemand hebt en je zegt dat diegene iets niet tegen de anderen mag zeggen, weet je dat er een alarmbel af gaat. Mensen weten toch wel wat er speelt. Als je krampachtig dingen geheim probeert te houden, heb je geen controle over de informatie en gaat het een eigen leven leiden.

Effectief communiceren? Zo begin je!

Wat kun je nu doen om effectiever te gaan communiceren op de werkvloer? Het begint in eerste instantie met het bouwen van een vierkant van vertrouwen. Dat doe je door te zorgen dat je open, eerlijk en kwetsbaar communiceert. Brené Brown heeft met ‘De kracht van kwetsbaarheid’ een heel sterk boek geschreven over dit onderwerp. En heb je geen zin om het hele boek te lezen, dan kun je altijd nog haar TED Talk bekijken. In 20 minuten geeft ze heel goed weer hoe je het belang van eerlijkheid naar voren brengt.

Als je dagelijks, wekelijks en maandelijks begint met eerlijk te zijn naar jezelf en je medewerkers, ontstaat er een cultuur van vertrouwen. Zodra de communicatie goed verloopt, loopt alles beter. Niet alleen onderling met de medewerkers, maar ook met de klanten.

Als je het fundament geoptimaliseerd hebt, zijn er altijd nog tools, tips en tricks die je kunt doen om in het heetst van de strijd – als het superdruk is en je met allerlei deadlines te maken hebt – effectief te blijven communiceren. Dat kan bijvoorbeeld met Asana. Ga vooral op zoek naar een systeem dat voor jou goed werkt.

Als iedereen met een eigen systeem werkt, is de kans heel groot dat je langs elkaar communiceert. Daarom werkt het zo goed om met zijn allen één systeem te gebruiken. Je kunt per taak communiceren met de mensen die ook met die taak te maken hebben. Hierdoor kun je altijd precies terugzien wat afgesproken is, bij wie het ligt en wat de voortgang is. Zo houd je goede communicatie op peil en werk je meteen een stuk efficiënter.