Het geheim van een goed team
Dat deze podcast zo groot zou worden als dat het nu is, hadden we van tevoren nooit zo bedacht. Er zit ook geen commercieel belang bij. We wilden elkaar gewoon wat vaker zien en dankzij deze podcast hebben we daar meteen een reden voor. Nu moeten we wel regelmatig bij elkaar komen om te praten over de dingen die we leuk vinden. Met ondertussen al ruim 450.000 downloads heeft dat aardig goed uitgepakt.
We kunnen stellen dat we goed kunnen samenwerken in een team. Alleen een goed team, wat is dat nu precies? En wat is het geheim achter het zelf opstellen van een goed team? Daar gaan we je alles over vertellen.
Het belang van een goed team
Of een team nu goed draait of niet, het is altijd een momentopname. Verschillende situaties vragen om verschillende soorten management. Misschien ken je wel de uitspraak: ‘Culture eats strategy for breakfast.’ Een interessante uitspraak, vinden we zelf. Het betekent eigenlijk dat het niet uitmaakt wat je als ondernemer voor strategie kiest. Als je cultuur niet goed is, dan gaat je strategie toch niet werken. Andersom werkt het ook. Je kunt een waardeloze strategie hebben, maar een hele goede cultuur. De cultuur gaat de strategie dan overtreffen. De strategie past zich aan op basis van wat er uit het team komt.
Bij een goede cultuur komen mensen niet alleen maar werken, omdat ze betaalt krijgen. In plaats daarvan heb je een groep waarbij je met zijn allen weet waar je naartoe gaat op de korte, middellange en lange termijn. Iedereen voelt zich verbonden met het bedrijf en heeft daar zijn eigen unieke plekje in. Voor een team van 6 mensen werkt dat heel anders dan voor een team van 20 mensen. Maar daar komen we later op terug.
De mensen binnen een bedrijf kunnen veranderen, maar de waarden blijven hetzelfde. Daarom is het belangrijk om bij het kiezen van personeel verder te kijken dan hun kwaliteiten. Je wilt dat ze echt bij je bedrijf passen. Alleen zo krijg je een team dat goed samenwerkt.
De kenmerken van een goed team
Een leuk acroniem van ‘team’ luidt Together Each Achieves More. Een goed team heeft een aantal kenmerken. Het is belangrijk om te beseffen dat deze kenmerken meer zijn dan alleen mooie woorden. Je moet er echt iets mee doen om het ook om te gaan zetten naar gedrag.
Er zijn bepaalde dingen die opvallen bij teams, zowel op de werkvloer als sportteams. Succesvolle teams hebben een aantal karakteristieken gemeen.
Gemeenschappelijk doel
Het eerste wat alle succesvolle teams gemeen hebben is een gemeenschappelijk doel. Iedereen in het team moet daaraan confirmeren en samenwerken om het te bereiken. Nu kun je zeggen: een voetbalteam heeft altijd hetzelfde doel, namelijk winnen. Maar als je echt goed kijkt, zie je dat iedere speler in zo’n elftal er persoonlijk toch vaak net wat anders in zit. Dat moeten de spelers goed kunnen mengen met elkaar. Als iedereen bijvoorbeeld spits wil zijn binnen het team, kunnen ze nog steeds met zijn allen willen winnen, maar is de kans dat ze ook daadwerkelijk winnen behoorlijk klein. Je hebt ook verdedigers nodig en die rol moet bij die mensen passen.
De vliegende keep uit het voetbal wordt ook in de zakenwereld vaak genoemd. Als je een klein team hebt, dan heb je altijd wel een manusje van alles. Als je dan vraagt wat die persoon precies doet, wordt hij ook wel de vliegende keep genoemd. Hij springt bij om de brandjes te blussen waar dat nodig is. Als klein team met een beperkt budget kom je er bijna niet onderuit dat je manusjes van alles aan neemt. Naarmate je wat groter wordt, gaat het hebben van manusjes van alles ineens extreem tegen je werken.
Op een gegeven moment ben je met zijn achten en is iedereen een soort van overal verantwoordelijk voor. En als iedereen verantwoordelijk is, dan is er uiteindelijk niemand verantwoordelijk. Het team wordt zo een superorganisme bestaande uit acht lichamen die zich als een Barbapapa door het bedrijf heen manoeuvreren. Dat werkt niet, want iedereen is afhankelijk van elkaar en daardoor is niemand gefocust.
Om dit op te lossen, moeten de manusjes van alles specifieke taken gaan krijgen. Op het moment dat het bedrijf klein is, zijn er voor veel mensen bepaalde dingen te winnen. Je kunt een superster worden die lof krijgt voor de prestaties van het hele team. Omdat jij degene bent die heeft gescoord, krijg jij de credits op je naam. Naarmate een bedrijf groter wordt, kan dat niet meer. Dan gaan dat soort spelers je ineens in de weg zitten.
Niet oordelen
Naast het gemeenschappelijke doel is een ander kenmerk van een team dat goed samenwerkt dat je niet met vingers moet gaan wijzen. Je moet niet zomaar oordelen over elkaar. Dit is natuurlijk heel makkelijk gezegd, maar in de praktijk werkt een stuk ingewikkelder.
Denk eens terug aan de dag die je tot nu toe hebt gehad. Ben jij door de dag heen gegaan zonder te oordelen? Dit kan oordelen zijn over jezelf, de wereld om je heen of de mensen om je heen. De kans is groot dat je toch wel ergens over hebt geoordeeld. Niet oordelen is een echte kunst. Je hebt er bijna een dagtaak aan om niet te oordelen. Toch wordt het wel van je gevraagd binnen het team. Er zullen altijd dingen zijn die jou storen of waar je last van hebt. Daar moet je mee leren omgaan.
Van een team kun je ontzettend veel over jezelf leren. De dingen waar jij je aan stoort spiegelen voor jou terug welke dingen op dit moment lastig voor je zijn. Je moet dan bereid zijn om uit dat oordeel te blijven en juist te leren van de feedback die je van je teamleden krijgt.
Competitie
In Nederland zijn we nogal van het polderen. We zoeken altijd naar een middenweg. De beste oplossing voor iedereen, is niet altijd de beste optie voor het hele team. Een gezond stukje competitie binnen het team, maakt het team uiteindelijk beter. Door onderling challenges te hebben, en deze ook te willen winnen, wordt het gemeenschappelijke teamgevoel versterkt.
Je kunt allerlei challenges opzetten binnen je team. En als je een groter bedrijf hebt, kun je ook challenges opzetten tussen verschillende teams. Er zijn bijvoorbeeld allerlei apps waarmee je stappen kunt tellen. Je kunt zo kijken welk team nu het snelste van hier naar Parijs is gelopen met hun aantal stappen. Als je een gemeenschappelijke tegenstander hebt, maakt dat je eigen team ook weer sterker.
Niet iedere persoon binnen een team is hetzelfde en niet elke bedrijfsfase vraagt om dezelfde soort mensen. Bij de IMU zijn altijd vanaf het begin af aan mensen aangenomen op basis van karakter. Het team is een vriendengroep, dat is de basis. Het product en het bedrijf zijn aan ondergeschikt belang aan de sfeer en de competentie in de groep. Het zou als het ware logischer zijn om met hetzelfde team een ander bedrijf te beginnen, dan met hetzelfde bedrijf doorgaan en allemaal andere mensen aannemen. Als iedereen dat voelt dan heb je een bepaalde commitment. Het product is te vervangen, maar mensen en een persoonlijke band kun je niet zomaar vervangen.
Naarmate je bedrijf groter groeit, krijg je ook meer dat je andere soort mensen nodig hebt. In het boek Loonshots, van Safi Bahcall, lees je over extreme ontwikkelingen die complete markten en werelden hebben veranderd. In het boek wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende personen op de werkvloer tussen. Allereerst zijn er de soldaten. Dit zijn de mensen die werken aan het in stand houden van de alledaagse business en de foutjes eruit halen, zodat de marges beter worden. Eigenlijk alles om het bedrijf te polijsten. Deze mensen moeten er zijn, maar zij innoveren het bedrijf niet.
Als er geen extreme innovatie komt en de concurrent doet dat wel, dan ga je eraan onderdoor. Naast de soldaten heb je daarom ook de kunstenaars. De kunstenaars moeten er ook zijn, maar die moet je niet in de rol van de soldaten brengen. Kunstenaars moeten creatief kunnen zijn en de ruimte moet krijgen om 100 keer te falen om dan misschien één keer met iets te komen dat revolutionair is. Dat gebeurt alleen maar als je die mensen niet vermoeit met het soldatenwerk.
Het is interessant om voor ogen te houden waar het bedrijf naartoe moet en in welke fase je welke personen je nodig hebt om daar te komen.
Geduld en tolerantie
Er is nog een kwaliteit die een goed team nodig heeft, maar waar niet zo snel aan wordt gedacht. Mensen denken vaak in competitie, gemeenschappelijke waarden en niet oordelen. Deze zijn allemaal logisch en passen zeker bij een succesvol team. Maar geduld en tolerantie zijn ook belangrijk, zeker in deze wereld waarin alles zo snel lijkt te gaan en een taak liever gisteren dan vandaag gedaan moet worden.
Vaak overschatten we wat we in een dag kunnen doen en we onderschatten wat we in een jaar kunnen doen. Dat geldt ook voor teams. Een team is meer dan één persoon. Als je met zijn tweeën bent, dan ben je al een team. Als we het hebben over een liefdesrelatie, dan merk je na de verliefde periode dat je in een andere fase terechtkomt. Dan zul je jezelf opnieuw moeten uitvinden. Je moet geduld en tolerantie vinden om door te blijven gaan.
Je gaat vaak vanzelf dingen zien waar je jezelf aan stoort of die niet helemaal passen in jouw wereldbeeld. Maar je zit toch opgescheept met die collega in je team. Je hebt dan toch bereidheid nodig om tolerant te zijn en compassie te hebben voor die persoon. Of iemand nu een andere rol heeft of een andere persoonlijkheid, het is belangrijk om bereid te zijn de synergie die ontstaat binnen een team te blijven zien.
Flexibiliteit
Een laatste kwaliteit van een goed team is flexibiliteit. Heb je de veerkracht om jezelf iedere keer weer opnieuw uit te vinden? Durf je dat ook? Het nadeel van een groep mensen is dat er een soort vanzelfsprekendheid in begint te sluipen. Dat is killing voor je bedrijf en voor je team. Op het moment dat er vanzelfsprekendheid is, dat mensen denken ‘zo doen we dat hier nu eenmaal’, dan weet je dat je team ten dode is opgeschreven. Er moet dan een krachtige leider zijn. Die moet heel duidelijk de leiding pakken en mensen weer meenemen door voorbeeldgedrag te vertonen. Flexibiliteit is uiteindelijk de garantie voor continuïteit.
Het creëren van een goede cultuur
Als iemand uit het personeelsbestand promoveert naar manager, zien we vaak dat klaar-over effect. Geef een klaar-over een hesje en hij krijgt de macht op zijn eigen inzicht auto’s te stoppen en over te laten gaan. Dat doet een manager vaak ook. Hij gaat zich ineens bemoeien met mensen die in de eerste instantie helemaal niet gemanaged moeten worden.
In de klassieke manier van managen stuur je het personeel aan. ‘Jij gaat hier zitten, dit zijn de weinige rechten die je hebt, dit zijn de plichten die je hebt en dit is het salaris dat ertegenover staat. Blijf binnen dit rood-witte afzetlint en als je iets goed doet dan ga ik daarvan uit dat het goed is gegaan en als iets fout is dan krijg je dat van mij te horen.’ Dat is hoe het er dan vaak aan toe gaat.
Door deze manier van managen heb je op een gegeven moment alleen maar armen en benen in dienst. Wat je wilt, zijn hersenen en harten. Die hersenen en harten komen pas als er een cultuur ontstaat van autonomie, waarbij mensen hun vrijheid kunnen pakken en zelf verantwoordelijk worden.
Mensen hebben ruimte nodig om te kunnen groeien in hun werk. Zij kunnen zo zelf een stuk van het bedrijf pakken en omarmen als zijnde hun eigen stukje van het bedrijf. Ook is het belangrijk dat zij de middelen krijgen die nodig zijn om zichzelf te ontwikkelen en groeien.
Door mensen de ruimte te even slaat het klassieke managen om naar extreme vrijheid. Vervolgens kun je ook merken dat niet iedereen kan omgaan met dezelfde vrijheid. Daar zul je alsnog op moeten aansturen. Als je alles met de mantel der liefde bedekt, krijg je in de eerste instantie een hele gezellige, fijne en warme cultuur. Het kan er ook voor zorgen dat mensen niet verder komen, omdat ze nooit te horen krijgen wat er niet goed gaat.
Een goede cultuur is die radicale transparantie, zoals ze het bij Spotify noemen. Je kunt maar beter altijd over alles meteen 100% transparant en eerlijk zijn en nergens doekjes omheen winden. Dan stapelt er zich niets op en weet iedereen altijd precies waar hij aan toe is.
Een goed samenwerkend team opschalen
Als een fusie of overname stukloopt, gebeurt dat meestal doordat de cultuur binnen een bedrijf stukloopt. Dat komt doordat er twee verschillende culturen bij elkaar komen. Het laatste wat je wilt, is dat een cultuur rot is. De cultuur wordt rot als er een aantal medewerkers tussen zit dat gal spuwt en negatief is. Medewerkers achter je rug om campagne voeren en iedereen in hun negativiteit meetrekken. Als de cultuur op een gegeven moment dusdanig verrot is, is het niet meer voldoende om de rotte appel eruit te halen. Je zou dan eigenlijk helemaal opnieuw moeten beginnen.
Als een bedrijf nog heel klein is, is het heel fragiel. Het kan dan moeilijk zijn om te bepalen wie je wel en niet toelaat in de kern. Op het moment dat je met vier mensen zit, waarvan er één niet goed functioneert, betekent dat dat 25% van je bedrijf niet goed functioneert. Dat is een aanzienlijk percentage.
Het beste wat je kunt doen als je bedrijf nog heel klein en fragiel is, is investeren in supersterren. Als je in deze supersterren investeert, dan worden die mensen je cultuurdragers. Ook als je bedrijf groter groeit, blijven zij die positieve cultuur van je bedrijf meedragen. Je hoeft zo niet meer een-op-een te zorgen dat die cultuur intact blijft, want de volgende lijn heeft dat overgenomen.
We gaan nog even terug naar het boek Loonshots. In het boek wordt het principe van emergentie genoemd. Emergentie is de leer dat naarmate iets in massa groeit, er een faseverschuiving komt waardoor er andere universele wetten achter komen. Rijden er bijvoorbeeld heel veel auto’s op de snelweg, dan is er niks aan de hand. Maar ga je over een bepaalde kritische massa heen en is er maar eentje die in paniek even remt, dan zorgt dat voor een onevenredige kettingreactie, waardoor er een file ontstaat.
Zo werkt het in een bedrijf ook. Op een gegeven moment veranderen de omstandigheden, waardoor de mensen in het bedrijf zich ook anders gaan gedragen. Dat kan komen doordat het bedrijf nog is ingericht alsof er 10 mensen waren en nu zijn het er ineens 100. Het opschalen van je bedrijf gaat daarom alleen maar werken als je een goede kern van cultuurdragers hebt.
